L’avenir du flux de travail administratif actuel

mar 21/01/2020 - 09:53

Ces dernières années, une tendance lourde se dessine : de plus en plus d’entreprises graphiques franchissent le pas de l’amélioration et de l’optimisation de leur flux de travail administratif. Malheureusement, le niveau de la mise en œuvre à proprement parler n’est généralement pas assez élevé. Mais quels sont les obstacles à l’automatisation du « processus du devis à la facture » ? Et comment les entreprises graphiques peuvent-elles les surmonter ? Bien que les investissements en matériel soient essentiels, ces sociétés ne peuvent réaliser leur plein potentiel sans renforcer leur flux de travail administratif parallèlement. C’est-à-dire l’automatiser.

Quels sont les obstacles à l’automatisation du flux de travail ?

On a déjà fait valoir de multiples raisons pour lesquelles la mise en œuvre de l’automatisation des flux de travail ne répondrait pas aux attentes

• Les investissements dans les solutions logicielles actuelles ne donnent pas les résultats escomptés.
• Les coûts liés à l’amélioration du flux de production sont trop élevés.
• Le soutien nécessaire pour faire fonctionner l’automatisation par rapport au coût des logiciels.
• Il y a des problèmes plus urgents...

On peut évidemment comprendre toutes ces objections. Et le choix d’une automatisation adéquate du flux de travail n’est pas évident. En effet, nombre d’entreprises viennent de renforcer leurs capacités, d’améliorer leur qualité d’impression ou d’élargir leur offre de produits. C’est-à-dire d’investir dans de nouvelles solutions matérielles. Mais aussi essentiels que soient ces nouveaux investissements, ces sociétés ne pourront tout simplement pas en tirer pleinement profit sans un renforcement tout aussi important du processus administratif sous-jacent. Car entre la vente d’un projet et l’impression proprement dite se trouve une série d’obstacles importants, à savoir l’intégration du projet dans le flux de travail et la préproduction. En effet, comment gérer l’afflux croissant de petits projets et à leur déroulement ?

Le long chemin entre la vente et la livraison...

L’ajout d’un projet au flux de travail actuel peut être un processus long : attentes du client, spécifications du projet, exigences matérielles, financement, approbation, livraison...

Le client souhaite en effet que sa commande soit réalisée d’une certaine manière. Par conséquent, le matériel spécifique doit être adapté aux machines en présence, être en stock, mais aussi être disponible dans les quantités requises. Surtout si elle vient se combiner à des projets en cours. Pour répondre aux désirs du client, l’imprimeur doit donc se plonger dans les spécifications d’impression pour vérifier qu’il est possible de les réaliser avec les appareils disponibles. Il doit aussi planifier la commande de manière à ce qu’elle réponde aux exigences de livraison indiquées sur la commande.

L’exécution d’un projet spécifique s’appuie souvent sur un processus long durant lequel plusieurs personnes envoient de nombreux e-mails et passent d’innombrables coups de téléphone avec, en parallèle, la vérification des articles en stock et le suivi des projets en cours.

Cette méthode n’est absolument pas efficace et encore moins tournée vers l’avenir ! Peu importe la vitesse des machines de l’atelier : elles ne produiront jamais un retour sur investissement maximal si le flux de travail qui prend en charge toutes les étapes comprises entre le devis et la facturation (ainsi que le suivi) n’est pas automatisé autant que possible.

Vers le calculateur de ROI

Planifier l’avenir et la fiabilité de l’entreprise

Pour préparer l’avenir le plus efficacement possible et garantir une fiabilité opérationnelle maximale, chaque étape du projet — de la vente à la livraison — doit être revue en profondeur. Combien de personnes travaillent sur chaque projet ? Les devis et les calculs sont-ils automatisés ? Tous les éléments sont-ils liés aux prix du papier ou d’autres matériaux les plus récents ?

Ce ne sont là que quelques-uns des points auxquels être attentif — il y en a des dizaines d’autres. Ne pas prendre le temps de repenser votre flux de travail administratif dès à présent, c’est prendre le risque de ne pas pouvoir vous développer à l’avenir. Un flux de travail non automatisé peut entraîner un allongement des heures de travail et des retards de livraison, même en utilisant des machines plus rapides. Logique, non ?

En procédant à l’examen de votre situation actuelle, intéressez-vous à vos processus internes et à la connectivité avec votre environnement : collaborateurs, machines, partenaires... Assurer l’avenir de votre entreprise revient aussi à vérifier que tout le travail effectué est bien facturé, que les demandes de modifications sont évaluées en fonction des options de facturation et que les réductions fassent l’objet de contrôles. C’est là la seule manière d’obtenir un devis qui soit le reflet exact des éléments facturés pour la commande !

Connexion, automatisation, intégration

Mais par où commencer ? Comment intégrer vos processus commerciaux, financiers, logistiques et de production ?

Pour des processus solides et une bonne vue d’ensemble, les personnes et les machines doivent être connectées, les données échangées automatiquement et les solutions partenaires intégrées intelligemment.

L’adoption d’un logiciel MIS solide et spécialisé dans le secteur graphique tel que MultiPress permet de faciliter vos tâches administratives et d’accroître votre productivité. Cela grâce à de nombreux modules spécifiques : facturation, gestion des clients, package de calculs, enregistrement des temps, gestion des coûts ou calcul du prix de revient et bien plus encore. C’est ce flux de travail qui dote votre entreprise d’une ossature solide et les nombreuses connexions avec les processus financiers, logistiques, de production ou d’expédition, notamment, la rendent encore plus performante. À la clé : des économies de temps et d’argent considérables.

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