Atelier Graphique

Comment assurer la transition administrative d’une entreprise familiale ?

Créée il y a 30 ans par Albert Pailhe, initialement comme agence de graphisme, Atelier Graphique est entre-temps devenue une société à services complets spécialisée dans la sérigraphie, le grand format, la signalétique et l’impression numérique. L’entreprise, qui travaille surtout pour le marché local, a été reprise en 2017 par Nicolas Henry, qui s’est ainsi lancé dans le secteur graphique.

Vu son expérience commerciale de dirigeant d’entreprise, il s’est vite avéré qu’un vent nouveau allait souffler sur Atelier Graphique. Si le cœur de métier est resté inchangé, il était grand temps d’automatiser les processus d’exploitation et de les rendre plus efficaces. Les principaux objectifs du nouveau gérant étaient clairs : automatisation maximale, gains de temps et accroissement de l’efficacité pour que la même équipe de six collaborateurs puisse produire davantage et plus rapidement avec le même niveau de qualité.

La professionnalisation d’une entreprise familiale

La chance sourit aux audacieux. Lorsque Nicolas Henry a repris l’activité de M. Pailhe, il s’est directement attaché à mettre en place un modèle plus clair et plus transparent. Jusqu’en 2017, quasiment tout le processus d’exploitation était manuel. Les devis n’étaient que très rarement établis et une grille tarifaire fondée sur l’expérience du précédent gérant servait à la fixation des prix. Le planning des six collaborateurs de la production était réalisé manuellement et pouvait être adapté rapidement avec un effaceur. Les fiches de production étaient, elles aussi, remplies à la main. En résumé, l’administration n’était pas à la hauteur de la qualité du travail fourni, ce qui conduisait à perdre un temps pourtant précieux.

Il était donc urgent de recentrer l’attention sur le cœur de métier plutôt que de perdre du temps et de l’argent à cause de « structures en îlots » complexes. Nicolas Henry a délibérément opté pour une approche en différentes phases et a posé à MultiPress les questions suivantes au sujet des principales difficultés de son entreprise :

• Est-il possible, avec MultiPress, d’établir des prix corrects sur la base des coûts de production ?
• Toute mon équipe peut-elle calculer et établir des devis facilement ?
• En ma qualité de nouveau gérant, je souhaite avoir une vue d’ensemble du fonctionnement d’Atelier Graphique. Est-ce possible avec l’outil de rapports de gestion de MultiPress ?

Un resserrement du flux de travail plus que bienvenu

La mission du repreneur était claire : énoncer des directives strictes au niveau du back-office. Dans l’intérêt de tout le monde — et des six employés au premier chef ! L’entreprise Atelier Graphique, initialement spécialisée dans la sérigraphie, mais désormais surtout active dans le grand format, a trouvé en MultiPress une solution d’optimisation de son flux de travail. De nombreuses possibilités s’offraient alors à elle d’un simple clic : devis, fiches de travail, bons de livraison, factures... Et que dire de la communication, désormais univoque et claire, tant sur le plan interne qu’externe ?

MultiPress assure l’automatisation complète du flux de travail administratif ainsi que, dans le cas d’Atelier Graphique, un lien direct avec le logiciel de comptabilité BOB. Désormais, ce sont surtout les prix et les devis qui sont établis via MultiPress. Et pour satisfaire les ambitions de Nicolas Henry, il ne fait aucun doute qu’à l’avenir, d’autres démarches seront entreprises pour parvenir à l’automatisation complète des processus administratifs.

Un avenir qui s’annonce donc prometteur !