Was ist das Rezept für ein erfolgreiches MultiPress Go Live?

Fr., 03.02.2023 - 15:38

Diese Frage wird uns immer wieder gestellt. Vielleicht ist diese Frage durch das starke Wachstum von Dataline in letzter Zeit ausgelöst worden: Schließlich haben wir viele laufende Projekte. Ein menschlicher Ansatz macht den Unterschied: Wir hören uns die Denkweise und die Irrtümer unserer Kunden an und führen sie auf einen besseren Weg. In diesem Blogartikel erörtern wir einige dieser Trugschlüsse und wie Sie sie vermeiden können.

"Mein Geschäftsbetrieb ist besonders komplex und kann unmöglich automatisiert werden"

Wir sind seit Jahren in der Branche tätig und hören diese Geschichte ziemlich häufig. Unserer Erfahrung nach zwingen Sie die Einschränkungen Ihres derzeitigen Systems zu einigen logistischen Abläufen und Gewohnheiten. Sie haben sich daran gewöhnt, die Dinge auf diese Weise zu erledigen, ohne weitere Fragen zu stellen. Ihr derzeitiger Betrieb ist jedoch nicht in Stein gemeißelt! Es ist gesund, Ihre Geschäftsprozesse hin und wieder zu hinterfragen. Der Projektmanager von Dataline hilft Ihnen dabei gerne!

Sagen Sie nein zum "Ist-Zustand"-Denken

Eine Aussage, die wir zu Beginn eines Projekts oft hören, ist: "Die neue Software muss genau die gleichen Dinge können wie die alte!". Diese Denkweise sollten Sie vermeiden: Diese Art von Projekten kostet viel Geld, warum also so viel investieren, ohne Ihr Unternehmen voranzubringen? Eigentlich wollen Sie die alte Software loswerden, sie sollte also kein Modell dafür sein, wo Sie in Zukunft hinwollen.

In der ersten Woche nach dem Go Live wacht der Projektmanager über die Kontinuität Ihrer Geschäftsprozesse und von da an ist alles anders und die Vor- und Nachteile sollten überwiegen.

"Meine Leute sind zu beschäftigt, um die Software zu testen"

Während der Implementierung muss eine ERP/MIS-Software nicht nur auf die Geschäftsprozesse zugeschnitten werden, sondern auch auf die Menschen, die lernen müssen, damit zu arbeiten. Um das zu erreichen, braucht man einen Projektmanager, der das alles managen kann.

• Bei jeder Implementierung tauchen Probleme auf. Aber wussten Sie, dass Sie bestimmen können, ob Sie die Probleme vor oder nach dem Go Live entdecken? Die vorgeschlagene sechswöchige Testphase dient dazu, solche Probleme rechtzeitig zu erkennen und zu beheben.
• Stellen Sie Ihren Mitarbeitern einen separaten Raum zur Verfügung, in dem sie in regelmäßigen Abständen eine Stunde lang in Ruhe testen können. Planen Sie auch diese Zeiten im Voraus.
• Wählen Sie begeisterte Hauptbenutzer. Sie werden oft zur internen Anlaufstelle für andere Kollegen, die eine Zeit lang die Orientierung verlieren. Die Weitergabe von Wissen an andere Kollegen ist eine Notwendigkeit, und einem begeisterten Lead User gelingt es oft besser, andere anzuleiten
• Ohne Einsicht und Schulung werden die Leute in alte Gewohnheiten zurückfallen: Sie sollten nicht erwarten, dass jeder die Integration versteht und weiß, wie sie sich auf seine spezifische Rolle auswirkt, auch wenn Sie meinen, dass es einfach ist. Besprechen Sie die MultiPress-Schulung daher unbedingt mit Ihrem Projektmanager, da er für die Durchführung der notwendigen Schulungen verantwortlich ist. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Workflow so funktioniert, wie Sie es wünschen, und dass niemand Abkürzungen nimmt oder in alte Gewohnheiten zurückfällt.

"Innovation ist ein überbewertetes Modewort"

Nicht jeder ist mit Veränderungen zufrieden und so wird es in Ihrem Unternehmen immer Menschen geben, die sich dagegen wehren. Bei Dataline erleben wir oft Situationen, in denen zwei Unternehmen die gleiche Software und Ausrüstung verwenden und die gleichen Arten von Aufträgen drucken, und dennoch ist das eine Unternehmen mit der Integration enorm erfolgreich, während das andere es nicht ist. Die Unterschiede zwischen diesen beiden Unternehmen haben immer mit Menschen zu tun.

Daher müssen Sie mit dem gesamten Unternehmen über die Vision des Projekts, die damit verbundenen Aufgaben, die möglichen Störungen, die Auswirkungen auf die jeweilige Abteilung usw. kommunizieren. Leiten Sie Ihre Mitarbeiter dabei an, beziehen Sie sie in die Geschichte ein, machen Sie ihnen klar, wie wichtig ihre Rolle im Gesamtkontext ist. Erklären Sie ihnen, warum wir die Dinge jetzt anders angehen werden. Sorgen Sie dafür, dass diese Kommunikation regelmäßig und transparent erfolgt, und machen Sie Ihren Mitarbeitern die Vision und ihre Vorteile immer wieder deutlich.

Der Erfolg Ihres Projekts hängt von der Einstellung und dem Engagement der Beteiligten ab. Technologie ist nicht unfehlbar, und der Unterschied zwischen dem Erfolg eines Unternehmens und dem eines anderen liegt in der Einstellung seiner Mitarbeiter dazu.

Die Dataline-Methode

Wir bei Dataline kennen uns mit Projektverwaltung aus: Die Durchführung von Projekten ist das, wovon wir seit 25 Jahren leben. Das ist unser Geschäft! Wenn Sie mit der Implementierung von MultiPress in Ihrem Druckunternehmen beginnen, ist es wichtig, dass Sie eine gute Beziehung zu Ihrem Dataline-Projektmanager aufbauen. In den meisten Fällen werden Sie nicht in der Lage sein, das Projekt allein durchzuführen, selbst wenn Sie über Ihre eigene Entwicklungskompetenz verfügen. Das Dataline-Team ist sich sehr wohl bewusst, dass eine Software erst dann wirklich verkauft ist, wenn sie auch in Betrieb genommen wird. Mit anderen Worten, nachdem der Projektmanager seine Arbeit getan hat: Software einrichten, parametrisieren (einrichten) und Schulungen durchführen. Erst wenn der Kunde selbständig und erfolgreich mit MultiPress arbeitet, ist die Aufgabe erfolgreich.

Diese sorgfältige Arbeitsweise hat auch externe Anerkennung gefunden: Dataline ist seit 2006 jedes Jahr ISO-zertifiziert. Ein externer Prüfer hat damit festgestellt, dass Dataline durchgängig Produkte und Dienstleistungen liefert, die den Kundenanforderungen und den geltenden gesetzlichen und behördlichen Vorschriften entsprechen, und dass das Unternehmen durch die effektive Anwendung des Systems die Kundenzufriedenheit steigern will.

Pflegen Sie also die gute Beziehung zu Ihrem Projektmanager, sie ist wirklich Gold wert. Für Sie ist ein Go Live etwas Außergewöhnliches, für die Projektmanager von Dataline ist es ihre tägliche Arbeit. Sie helfen Ihnen dabei, einen wichtigen Schritt für das zu tun, was Ihnen sehr am Herzen liegt: Ihr Druckunternehmen! Und so etwas Kostbares legt man besser in die Hände von jemandem, bei dem es Klick macht. Wenn Sie in Schwierigkeiten geraten, ist er derjenige, der Ihnen helfen wird.