Wat is de succesformule voor een geslaagde MultiPress Go Live?

2 feb 2023

Zo nu en dan krijgen we deze vraag voorgeschoteld. Wellicht is deze vraag getriggered door de recente sterke groei van Dataline: we hebben namelijk veel lopende projecten. Vaak maakt een menselijke aanpak het grote verschil: luisteren naar de denkwijzes én denkfouten van klanten en hen op een beter pad sturen. In dit blogartikel bespreken we enkele van die denkfouten en hoe je die kan vermijden.

"Mijn bedrijfssituatie is bijzonder complex en kan niet geautomatiseerd worden"

We zijn al jaar en dag actief in de sector en horen dit verhaal meer dan regelmatig. Onze ervaring leert dat de beperkingen van je huidig systeem je in een aantal logistieke flows en gewoonten dwingt. Je deed het vroeger zo, zonder dat je daar verder vragen over stelde. Je huidige werking is echter niet in steen gebeiteld! Het is gezond om zo nu en dan eens je bedrijfsprocessen in vraag te stellen. De Dataline projectmanager helpt je daar graag bij!

Zeg neen tegen "as is" denken

Een stelling die we vaak horen aan het begin van een project is: "de nieuwe software moet hetzelfde kunnen als de oude!". Deze ingesteldheid vermijd je best: dit soort projecten kosten veel geld dus waarom zou je zoveel investeren om ter plaatse te blijven trappelen? Je wil juist af van de oude software, dus die hoort geen voorbeeld te zijn voor waar je heen wil in de toekomst.

In de eerste week na de Go Live waakt de projectmanager over de continuïteit van je bedrijfsprocessen en vanaf dan is alles anders en moeten de plus- en minpunten overheersen.

"Mijn mensen hebben het te druk om de software te testen"

Bij de implementatie moet een ERP/MIS-software niet alleen afgestemd worden op de bedrijfsprocessen maar ook op de mensen die ermee moeten leren werken. Om dat te bekomen is er een projectmanager nodig die dat allemaal kan in goede baantjes leidt.

• In elke implementatie duiken er wel problemen op. Maar wist je dat jij kan bepalen of je de problemen voor of na de Go Live ontdekt? De voorgestelde testperiode van zes weken dient om dergelijke problemen op tijd te ontdekken en te verhelpen.
• Geef je personeel een afzonderlijke ruimte waar ze in alle rust periodiek een uurtje kunnen testen. Plan die momenten ook vooraf in.
• Kies enthousiaste hoofdgebruikers. Zij worden vaak het interne aanspreekpunt voor andere collega's die het noorden even kwijt zijn. Kennis met andere collega's delen is een noodzakelijkheid en een enthousiaste hoofdgebruiker slaagt er vaak beter in anderen te begeleiden
• Zonder inzicht en opleiding zullen mensen terugvallen in oude gewoonten: je moet niet verwachten dat iedereen de integratie begrijpt en hoe die hun specifieke rol zal beïnvloeden, ook al denk je dat het eenvoudig is. Bespreek dus zeker de MultiPress opleidingen met jouw projectmanager, die staat immers in voor de nodige training. Zo zorg je ervoor dat je workflow werkt zoals je wilt en dat niemand sluiproutes neemt of terugvalt op oude gewoontes.

"Innovatie is een overschat modewoord"

Niet iedereen is blij met verandering en dus zullen er altijd mensen zijn in je bedrijf die zich tegen dit project verzetten. Bij Dataline zien we vaak situaties waarin twee bedrijven dezelfde software en apparatuur gebruiken en dezelfde soorten opdrachten afdrukken, en toch is het ene bedrijf enorm succesvol met integratie, terwijl het andere bedrijf dat niet is. De verschillen tussen deze twee bedrijven zijn altijd persoonsgebonden.

Daarom moet je met het hele bedrijf communiceren over de visie van het project, wat erbij komt kijken, de eventuele hinder die ze kunnen ondervinden, het effect op hun afdeling, enzovoort. Begeleid je mensen hierin, betrek hen in het verhaal, maak hen duidelijk hoe belangrijk hun taak is in het geheel. Leg hen uit waarom we nu dingen anders gaan doen. Maak deze communicatie regelmatig en transparant, en blijf de visie en de voordelen ervan voor je werknemers versterken.

Het succes van jouw project hangt af van de houding en inzet van de betrokkenen. Technologie is niet onfeilbaar en het verschil tussen het succes van het ene bedrijf en het andere is de houding die hun mensen er tegenover hebben.

De Dataline methode

Project management, dat kennen we bij Dataline wel: projecten opleveren is wat we al 25 jaar goed doen. Dat is ons vak! Als je begint aan de implementatie van MultiPress in jouw printbedrijf, is het essentieel dat je een goede verstandshouding opbouwt met je Dataline projectmanager. In de meeste gevallen zul je het project niet in je eentje kunnen uitvoeren, ook al heb je zelf ontwikkelingsvaardigheden in huis. Het Dataline team beseft zeer goed dat software pas verkocht is als die ook naar het Go Live-niveau wordt gebracht. Dus nadat de projectmanager zijn werk gedaan heeft: software opzetten, parametriseren (inrichten) en training geven. Pas als de klant zelfstandig en sucessvol werkt met MultiPress, is de taak geslaagd.

Deze zorgvuldige werkwijze heeft ook externe erkenning gekregen: Dataline is sinds 2006 elk jaar ISO-gecertificeerd. Een externe auditeur stelde zo vast dat Dataline op consistente wijze producten en diensten levert die voldoen aan de eisen van de klant en de toepasselijke wettelijke en bestuursrechtelijke voorschriften, en de tevredenheid van die klant beoogt te vergroten door de doeltreffende toepassing van het systeem.

Koester dus de goede band met je projectmanager, die is echt goud waard. Voor jou is een Go Live uitzonderlijk, voor de Dataline projectmanagers is het hun dagelijkse job. Zij gaan je helpen bij een belangrijke stap voor datgene wat je zeer genegen is: jouw printbedrijf! En zo'n kostbaar iets laat je beter in de handen van iemand waarmee het klikt. Als je in de problemen komt, is hij het die je gaat helpen.