Buroform

MultiPress steigert die Effizienz für jeden Mitarbeiter 

Buroform, eine schnell wachsende Offsetdruckerei, kann Tomorrowland, Lunch Garden und Zilte zu ihren Kunden zählen. Das in Mechelen ansässige Unternehmen hat sich auf die Erstellung von Druckerzeugnissen mit Wirkung spezialisiert, mit dem Ziel, Menschen zu inspirieren. Die Vision von Buroform ist es, zu zeigen, dass Print ein Medium ist, das sich neben der digitalen Kommunikation behaupten kann. Und das wird es auch immer. Höchste Zeit, Jesse Marynen zu fragen, wie die Zusammenarbeit mit MultiPress läuft. Außerdem waren wir neugierig, wie eine Software zur Verwaltungsautomatisierung die bestehenden Geschäftsprozesse optimieren kann, von der Bestellung bis zur Auslieferung...

Prozessorientiert arbeiten

"Als schnell wachsendes Unternehmen haben wir lange nach einer Business-Software gesucht, die mit uns wachsen kann", sagt Jesse Marynen, CEO von Buroform. "Als wir vor sieben Jahren mit MultiPress begannen, war der Übergang von einem selbstgeschriebenen Programm zu einer professionellen Software mit einem spezifischen Workflow und Effektivität ein sehr wichtiger Schritt für Buroform. Das war auch der Beginn von Effizienz und Skalierbarkeit, indem wir unsere bestehenden Geschäftsprozesse überdacht und überarbeitet haben. Ich denke da an die Automatisierung von Web2print, mobile Anwendungen und Erreichbarkeit, Planungsnachbereitung usw.. All das (und mehr) haben wir mit MultiPress gefunden."

Webbasiert ist der Weg zum Erfolg

"Wir haben ein vierköpfiges Vertriebsteam und alle haben iPads mit Zugang zu MultiPress. Wo auch immer sie im Land sind. Sie erhalten Informationen über: "Wie ist der Status eines Auftrags?" oder "Wo ist mein Aktivitäts- oder Verkaufsbericht?" Denn das wollen Sie ja spontan überwachen. "Wo sind die Informationen des Kunden?" und "Wie kann ich die Historie eines bestimmten Auftrags oder Kunden finden?" - Alles ist in MultiPress und von überall her zugänglich. Ich frage mich tatsächlich, wie wir das alles vorher geschafft haben", lacht der Manager.

Die Macht der MultiPress Dashboards

Business ist ein Spiel mit Zahlen. Denn Finanz- und Produktionszahlen sagen Ihnen, ob der Umsatz stimmt, ob Sie die Kosten im Griff haben und wie finanziell erfolgreich Ihr Unternehmen gerade ist. Mit anderen Worten: Zahlen sind die Sprache der besseren Geschäfte ...

Aber Daten allein reichen nicht aus. Es geht darum, gut strukturierte und grafisch starke Zahlen auf einem Silbertablett präsentiert zu bekommen. Alle geschäftskritischen Daten auf Knopfdruck in einer komfortablen Übersicht überblicken zu können, um Managemententscheidungen zu treffen und damit das Unternehmen auf Kurs zu halten. Für viele Manager, auch in der grafischen Industrie, ist das eine zeitraubende Aufgabe. Es ist nicht immer einfach, alle Zahlen geordnet zusammenzufassen, es kann leicht mehrere Stunden dauern und lässt oft zu viel Raum für Interpretationen. Deshalb hat sich Buroform für die Aktivierung des MultiPress Dashboards entschieden.

Jesse Marynen: "Um einen Job gut zu machen, braucht man eine Menge genauer Informationen. Und es liegt an uns - zusammen mit MultiPress und den Möglichkeiten, die die Dashboards bieten - diese Echtzeitdaten dorthin zu bringen, wo sie gebraucht werden. Ein paar Beispiele?

• Wir setzen die Dashboards im gesamten Unternehmen ein. Wir wollen, dass jeder Bediener in der Produktion Zugang zu x verschiedenen Dashboards hat, die seine Arbeit relevanter und effizienter machen können. Heute werden Sie in der Produktion eine Menge Dashboards sehen, weil wir es für wichtig halten, dass die Leute überall die richtigen Informationen haben.
• Denken Sie zum Beispiel an jemanden, der sich um den Versand kümmern muss oder Pakete vorbereitet, die verschickt werden sollen. Wir erstellen für ihn ein individuelles Dashboard, so dass er leicht sehen kann, was er jeden Tag versenden muss und was morgen ankommt. Über das Dashboard-Modul kann jeder natürlich auch die Etiketten mit dem richtigen Spediteur erstellen, um sie zu versenden.
• Die Mitarbeiter der Buchhaltung können über ihr Dashboard sehen, was fakturareif ist, was noch fakturiert werden kann, ...

Der konkrete Vorteil des Dashboards ist, dass man es an die Rolle des Mitarbeiters im Unternehmen anpassen kann. Diese 'Anpassung' ist auch sehr einfach selbst zu programmieren."

Aufträge vom Webshop zur Druckmaschine ohne manuelle Arbeit

"Durch die API von MultiPress, die es anderen Systemen ermöglicht, sich mit dem MIS/ERP-System zu verbinden, haben wir letztes Jahr unseren ersten Webshop 'Inko Paper' eingeführt. Es ist ein sehr einfaches E-Commerce-Modell, bei dem jede Bestellung automatisch in MultiPress eingepflegt wird. Ein weiterer Vorteil ist, dass man mehrere Webshops - die man selbst erstellen kann! - mit MultiPress verknüpfen und so weit gehen können, wie Sie wollen. In unserem Fall werden automatisch Beziehungen angelegt, die Checkliste ausgefüllt und auch der Kalkulationsassistent ist mit dem Webshop verknüpft. Das gibt dem Kunden die Freiheit, jedes Format auszufüllen oder jede spezifische Anpassung selbst zu berechnen'', so Jesse.

Der Kalkulationsassistent berücksichtigt u.a. die täglich schwankenden Papierpreise. Da MultiPress die Preise automatisch aktualisiert und mit der Online-Plattform verknüpft, sind sie immer aktuell. Die korrekte Auftragsberechnung erfolgt somit vollautomatisch. Kurzum: Jeder Web-Auftrag geht nun direkt aus MultiPress in den Produktionsprozess ein. Das führt zu einer enormen Zeitersparnis!

Transsmart: perfekte Nachbereitung für den Versand

Außerdem können jetzt alle Versandanwendungen in die MultiPress MIS/ERP-Software integriert werden. Dadurch wird die Anzahl der physischen und administrativen Vorgänge im Zusammenhang mit dem Paketversand deutlich reduziert. Das wiederum spart Zeit und reduziert das Fehlerrisiko.

Jesse: "Wir haben eine Verbindung mit Transsmart aufgebaut. Das sorgt dafür, dass die Produktionsmitarbeiter beim Verpacken sofort das richtige Etikett auf den Karton kleben können. Was die Überwachung angeht, kann man sehen, dass Echtzeitdaten von Transsmart an die MultiPress übertragen werden. Das bedeutet, dass Sie sehen können, wann die Lieferung eingetroffen oder auf dem Weg ist. Alle Daten werden in Echtzeit übertragen. Super einfach!"