Buroform

MultiPress verhoogt de efficiëntie voor iedere medewerker  

Buroform, een sterk groeiende offset-drukkerij, mag onder meer Tomorrowland, Lunch Garden en Zilte tot hun klanten rekenen. Het bedrijf uit Mechelen specialiseert zich in het maken van drukwerk met impact, met als doel mensen te inspireren. De visie van Buroform is te laten zien dat drukwerk een medium is dat naast digitale communicatie kan staan. En altijd zal blijven staan. Hoog tijd om bedrijfsleider Jesse Marynen eens aan de tand te voelen om te vragen hoe de samenwerking met MultiPress verloopt. Maar ook waren we benieuwd naar hoe administratieve automatisatie-software de bestaande bedrijfsprocessen kan optimaliseren, van opdracht tot levering ...

Procesmatig werken

‘Als sterk groeiend bedrijf waren we al geruime tijd op zoek naar business software die met ons kon meegroeien’, steekt Jesse Marynen, ceo van Buroform direct van wal. ‘Toen wij zeven jaar geleden startten met MultiPress, was de overgang van een zelfgeschreven programma naar professionele software met een bepaalde workflow en effectiviteit een heel belangrijke stap bij Buroform. Dat was ook een beetje de start van efficiëntie en schaalbaarheid, door onze bestaande bedrijfsprocessen te herdenken en herwerken. Ik denk dan aan automatisatie van web2print, mobiele toepassingen en bereikbaarheid, opvolgen van planning, ... We vonden dat allemaal terug bij MultiPress.’

‘Web-based is the way to go’

‘We hebben een sales-team van vier personen en allen hebben ze een iPad mét toegang tot MultiPress. Waar in het land ze ook zijn. Wat is de status van een job? Waar is mijn activiteiten- of salesrapport? Want je wil dat on-the-fly invullen. Waar staat de informatie van de klant? Hoe kan ik de historiek van een bepaalde job of klant terugvinden? Alles staat in MultiPress en het is van overal toegankelijk. Ik vraag me eigenlijk af hoe we het vroeger allemaal klaarspeelden’, lacht de bedrijfsleider.

De kracht van MultiPress Dashboards

Ondernemen is een spel van cijfers. Want financiële en productionele cijfers vertellen je of de verkoopinkomsten op schema liggen, of de kosten onder controle zijn en hoe financieel succesvol je bedrijf op een bepaald moment is. Met andere woorden, cijfers zijn de taal van betere business …

Maar data alleen is niet zaligmakend. Het komt erop aan om de cijfergegevens goed gestructureerd én grafisch sterk op een presenteerblaadje te krijgen. Om met een simpele druk op de knop in één handig overzicht alle bedrijfskritische data te kunnen overzien, managementbeslissingen te nemen en zo je bedrijf op koers te houden. Voor veel bedrijfsleiders, ook in de grafische industrie, is dat een tijdrovende opdracht. Al die cijfers overzichtelijk samenbrengen is namelijk niet altijd eenvoudig, kost al snel enkele uren en laat regelmatig te veel ruimte voor interpretatie. Daarom koos Buroform ervoor om de MultiPress Dashboards te activeren.

Jesse Marynen: ‘Om een job goed uit te voeren, heb je heel veel accurate informatie nodig. En het is aan ons om die realtime gegevens - samen met MultiPress en de mogelijkheden van de dashboards - overal te krijgen waar nodig is. Enkele voorbeelden?

• De dashboards gebruiken wij doorheen heel het bedrijf. We willen dat elke operator in de productie toegang heeft tot x aantal dashboards die hun job relevanter en efficiënter kunnen maken. Vandaag in de productie ga je dan ook heel veel dashboards zien hangen, omdat we het belangrijk vinden dat mensen overal de juiste informatie hebben.
• Denk ook bijvoorbeeld aan iemand die expeditie moet doen of pakketjes klaarmaakt om te verzenden. Daar maken we een dashboard op maat voor, zodat ze gemakkelijk zien wat ze dagelijks moeten versturen en wat er morgen aankomt. Via de dashboardmodule kan iedereen natuurlijk ook de labels aanmaken met de juiste carrier om ze te versturen.
• Boekhoudkundige medewerkers kunnen dan weer hun dashboard gebruiken om te kijken wat er klaarstaat voor facturatie, wat er nog kan gefactureerd worden, ...

Het concrete voordeel van het dashboard is dat je het kan afstemmen binnen de functie van de medewerker binnen het bedrijf. Dat ‘maatwerk’ is bovendien heel gemakkelijk zelf te programmeren.’

Orders vanuit webshop tot op de pers zonder handwerk

‘Via de API van MultiPress, die het toelaat om andere systemen met het MIS/ERP-systeem te connecteren, hebben wij vorig jaar onze eerste webwinkel ‘Inko Paper’ geïntroduceerd. Het is een heel simpel e-commercemodel waarbij elke bestelling automatisch geïntroduceerd wordt in MultiPress. Een extra voordeel is dat je verschillende webwinkels - die je zelf kan maken! - kan koppelen aan MultiPress en hierbij zo ver kan gaan als je wilt. Bij ons worden relaties automatisch aangemaakt, de checklist wordt ingevuld en ook de Calculatie Wizard werd gekoppeld aan de webwinkel. Op basis daarvan krijgt de klant de vrijheid om elk formaat in te vullen of elk specifiek maatwerk zelf te calculeren’, volgens Jesse.

De Calculatie Wizard houdt onder andere rekening met de fluctuerende dagprijzen van papier. Doordat MultiPress prijzen automatisch bijhoudt en ze gelinkt worden aan het online platform, zijn ze altijd up-to-date. Correcte ordercalculaties verlopen zo volledig automatisch. Kortom, elk web-order komt nu quasi rechtstreeks vanuit MultiPress in het productieproces. Dit levert een gigantische tijdswinst op!

Transsmart: perfecte opvolging voor verzending

Ook alle expeditie-toepassingen kunnen vanaf nu geïntegreerd worden in de MIS/ERP-software van MultiPress. Zo wordt het aantal fysieke en administratieve handelingen rond pakketverzending aanzienlijk gereduceerd. Dat levert dan weer tijdwinst op en verkleint de kans op fouten.

Jesse: ‘We hebben een connectie opgezet met Transsmart. Dat zorgt ervoor dat de productiemedewerkers tijdens de verpakking direct de juiste label op de doos kunnen plakken. Qua opvolging zie je dat realtime gegevens meekomen vanuit Transsmart naar MultiPress. Dat betekent dat je echt kan zien wanneer de levering aangekomen of onderweg is. Alle gegevens worden realtime doorgegeven. Supergemakkelijk!’