Buroform

MultiPress aumenta la eficiencia de todos los colaboradores  

Buroform, una empresa de impresión offset de rápido crecimiento, puede contar con Tomorrowland, Lunch Garden y Zilte entre sus clientes. La empresa, con sede en Malinas, se especializa en la creación de materiales impresos impactantes, con el objetivo de inspirar a la gente. La visión de Buroform es demostrar que la impresión es un medio que puede convivir con la comunicación digital. Y siempre lo hará. Es el momento de pedirle a Jesse Marynen que nos explique cómo marcha la colaboración con MultiPress. También teníamos curiosidad por saber cómo el software de automatización administrativa puede optimizar los procesos empresariales existentes, desde el pedido hasta la entrega...

Trabajar con una orientación centrada en los procesos

"Como empresa de rápido crecimiento, hace tiempo que buscamos un software empresarial que pueda crecer conjuntamente con nosotros", afirma Jesse Marynen, director general de Buroform. "Cuando pusimos en marcha MultiPress hace siete años, la transición de un programa autodidacta hacia un software profesional con un flujo de trabajo específico y eficaz fue un paso muy importante para Buroform. También fue el inicio de la eficacia y la escalabilidad, al replantear y reelaborar nuestros procesos empresariales existentes. Me refiero a la automatización de web2print, las aplicaciones móviles y la accesibilidad, el seguimiento de la planificación, etc. Encontramos todo eso (y más) con MultiPress".

La web es el camino a seguir

"Tenemos un equipo de ventas de cuatro personas y todos tienen iPads con acceso a MultiPress. Estén donde estén en el país. ¿Cuál es el estado de un pedido? ¿Dónde está mi informe de actividad o de ventas? Porque se quiere rellenar sobre la marcha. ¿Dónde está la información del cliente? ¿Cómo puedo encontrar el historial de un determinado pedido o cliente? Todo está en MultiPress y es accesible desde cualquier lugar. La verdad es que me pregunto cómo lo gestionábamos todo antes", se ríe el directivo.

El poder de los paneles de control de MultiPress

Los negocios son un juego de números. Porque las cifras financieras y de producción te dicen si los ingresos por ventas van por buen camino, si los costes están bajo control y el éxito financiero de tu negocio en un momento dado. En otras palabras, los números son el lenguaje de los mejores negocios...

Pero los datos por sí solos no son suficientes. Se trata de que las cifras estén bien estructuradas y sean gráficamente sólidas en bandeja de plata. De poder supervisar todos los datos críticos para el negocio con sólo pulsar un botón en una cómoda visión global, para tomar decisiones de gestión y mantener así el rumbo de su empresa. Para muchos directivos, también en la industria gráfica, esta es una tarea que requiere mucho tiempo. No siempre es fácil resumir todas las cifras de forma ordenada, puede requerir fácilmente varias horas y a menudo hay demasiado margen para la interpretación. Por ello, Buroform optó por activar los paneles de control de MultiPress.

Jesse Marynen: "Para hacer bien un trabajo, se necesita mucha información precisa. Y de nosotros depende, junto con MultiPress y las posibilidades que ofrecen los cuadros de mando, llevar esos datos en tiempo real hasta donde se necesitan". ¿Algunos ejemplos?

• Utilizamos los paneles de control en toda la empresa. Queremos que cada operario de producción tenga acceso a un número x de paneles de control que puedan hacer su trabajo más relevante y más eficiente. Hoy en día, en producción, se pueden ver muchos paneles de control, porque creemos que es importante que las personas de todas partes tengan la información correcta.
• Pensemos, por ejemplo, en alguien que debe hacer envíos o que prepara paquetes para su expedición. Creamos un panel de control personalizado para ellos, para que puedan ver fácilmente lo que deben enviar cada día y lo que llegará al día siguiente. A través del módulo del panel de control, todos pueden, por supuesto, crear las etiquetas con la compañía de transporte adecuada para enviarlas.
• El personal de contabilidad puede utilizar su panel de control para ver lo que está listo para facturar, lo que aún puede facturarse, ...

La ventaja concreta del panel de control es que se puede adaptar al rol del colaborador dentro de la empresa. Esa "personalización" también es muy fácil de configurar por uno mismo".

Pedidos de la tienda web a la imprenta sin trabajo manual

"A través de la API de MultiPress, que permite que otros sistemas se conecten al sistema MIS/ERP, lanzamos nuestra primera tienda web 'Inko Paper' el año pasado. Se trata de un modelo de comercio electrónico muy sencillo en el que cada pedido se introduce automáticamente en MultiPress. Una ventaja adicional es que se pueden vincular varias tiendas web -¡que usted mismo puede crear! - y vincularlas a MultiPress y llegar hasta donde quiera. En nuestro caso, las relaciones se crean automáticamente, la lista de comprobación se rellena y el asistente de cálculo se vincula también a la tienda web. Esto da al cliente la libertad de rellenar cualquier formato o de calcular él mismo cualquier personalización específica'', según Jesse.

El asistente de cálculo tiene en cuenta, entre otras cosas, las fluctuaciones diarias de los precios del papel. Como MultiPress actualiza automáticamente los precios y los vincula a la plataforma en línea, siempre están al día. Así, los cálculos correctos de los pedidos se realizan de forma totalmente automática. En resumen, cada pedido web ingresa ahora al proceso de producción directamente desde MultiPress. Esto supone un gran ahorro de tiempo.

Transsmart: seguimiento perfecto para el envío.

Además, todas las aplicaciones de envío pueden integrarse ahora en el software MIS/ERP de MultiPress. Esto reduce significativamente el número de acciones físicas y administrativas asociadas a la expedición de paquetes. Esto, a su vez, ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores.

Jesse: "Hemos establecido una conexión con Transsmart. Eso garantiza que el personal de producción pueda poner inmediatamente la etiqueta correcta en la caja durante el embalaje. En cuanto a la supervisión, es posible ver que los datos en tiempo real se transfieren de Transsmart a MultiPress. Esto significa que se puede ver cuando la entrega ha llegado o está en camino. Todos los datos se transmiten en tiempo real. Superfácil".