¿A su negocio del sector de la impresión aún le hace falta un MIS?

Lun, 03/04/2023 - 10:55

Probablemente haya oído el término "MIS de impresión" cuando buscaba un sistema de gestión para su negocio de impresión. A menudo es un lenguaje complicado con algunos términos técnicos y finalmente no sabe si el sistema MIS de impresión que le proponen es adecuado para su empresa y su maquinaria. Ahórrese tiempo. Aquí tiene toda la información resumida: ¿qué es un MIS de impresión, qué ventajas tiene y cómo empezar a buscar?

¿Qué es un MIS de impresión?

Las siglas "MIS" significan Management Information System o Sistema de Gestión de la Información: un sistema digital que integra los procesos administrativos, comerciales, financieros y logísticos de la empresa en un práctico sistema. El sistema recopila y gestiona información y datos útiles que le ofrecen una visión general constante de los procesos de su negocio de impresión. Así optimizará los procesos de su empresa: desde el CRM y el cálculo de costes hasta la gestión de pedidos y la contabilidad. Un sistema MIS de impresión también puede controlar procesos como la planificación, la logística y el comercio electrónico.

En resumen, un MIS de impresión funciona como lo que se propone ser: un sistema de gestión de la información que es experto en impresión y que, además, está configurado en consecuencia. Además, un MIS de impresión puede vincularse a numerosos programas de software externos, así como al hardware de una imprenta. De este modo, el usuario obtiene una visión global de todos los procesos sin tener que ocuparse personalmente de ellos.

Existen otros términos para referirse a un software de soporte a la gestión:

• Enterprise Resource Planning (ERP) o Sistema de Planificación de Recursos: es muy similar a un MIS. En el sector de la impresión, los términos ERP y MIS suelen utilizarse como sinónimos.
• Software empresarial: es un término más genérico para MIS y/o ERP.

No debe confundirse con el software general de gestión de proyectos. Este tipo de software no está adaptado a las necesidades específicas del sector de la impresión y carece de determinadas funciones, como CRM, gestión de pedidos y cotizaciones, programación de pedidos de impresión y gestión de inventarios.

5 ventajas de un sistema MIS

Las ventajas de un sistema MIS a menudo resultan bastante abstractas: ¿qué va a cambiar un sistema digital en su forma de trabajar a diario? Un buen sistema MIS de impresión tiene múltiples ventajas; aquí hemos seleccionado cinco que demuestran claramente en qué aspectos un sistema MIS de impresión marca la diferencia:

1. Todos los datos se almacenan en una ubicación de forma centralizada: ya no tendrá que buscar desesperadamente entre un montón de papeles y archivadores para encontrar una cotización o una factura. MultiPress almacena todos los datos en una base de datos única, por lo que toda la información sobre cada pedido se encuentra fácilmente. Supongamos que un cliente vuelve después de tres años con una queja. Puede encontrar fácilmente la reclamación, responder a ella y realizar un seguimiento de la producción de este nuevo pedido. De esta forma se le abren nuevas puertas para mejorar un poco más su servicio y dirigirse siempre a su cliente personalmente sin ningún esfuerzo adicional.
2. Siempre tendrá una visión global actualizada de su negocio de impresión: La visibilidad de su gestión y producción es cada vez mayor. Esta visión global le permite tomar decisiones bien estudiadas y basadas en hechos y cifras reales, así como reaccionar con rapidez cuando surgen problemas. La innovación constante es importante, pero una persona informada vale por dos. ¿Me está saliendo rentable esta inversión? ¿Todavía tengo margen suficiente para comprar una máquina de impresión? Con un MIS de impresión ya no tendrá que plantearse estas preguntas, porque con unos pocos clics dispondrá de toda la información relevante al alcance de su mano para tomar decisiones.
3. Su flujo de trabajo se torna mucho más eficiente. Y esto, a su vez, tiene un impacto en la productividad: Realiza más pedidos de impresión en el mismo tiempo o en menos. Esto le deja más tiempo para establecer buenas relaciones con sus clientes. Tiene más tiempo para responder a las preguntas de sus clientes y puede ofrecerles un mejor servicio. También puede dar a sus clientes aún más acceso y control sobre el proceso de producción de impresión con soluciones de comercio electrónico.
4. Menos errores ( que salen caros): Parte de sus procesos empresariales son automáticos, como la fijación de precios, la verificación previa o la elaboración de informes. Por lo tanto, se requiere menos intervención manual, lo que le permite disponer de su personal de forma más inteligente y eficiente para desempeñar otras tareas. Esto permite a su personal de producción concentrarse en el trabajo de producción real después de que todo el proceso administrativo haya sido validado en los pasos anteriores.
5. Pueden conectarse con otros programas y aplicaciones: Los sistemas MIS de impresión profesionales le ofrecen numerosas opciones de enlace para intercambiar y sincronizar datos con todo tipo de dispositivos, sistemas de pedidos, portales web, CRM y sistemas de generación de informes. Gracias a la sincronización, ya no tendrá que registrar los datos más de una vez. Esto ahorra tiempo y reduce el número de "pequeñas" equivocaciones que a veces pueden tener "grandes" repercusiones.

Plantéese estas 3 preguntas antes de decidirse por un MIS de impresión

Hay algunas cosas que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un sistema MIS adecuado que cubra las necesidades de su negocio de impresión. Hágase las siguientes preguntas:

1. ¿Cómo es el contacto con el desarrollador del MIS?
   ¿Cree que el proveedor de MIS está desarrollando e invirtiendo constantemente en el software? ¿Hay nuevas actualizaciones frecuentemente? ¿Recibe respuestas rápidas a las preguntas sobre el producto o los problemas del software? Si puede responder "sí" a todas las preguntas, puede asumir que la empresa proveedora del software está haciendo todo lo que está a su alcance para que su experiencia con su producto sea lo mejor posible. Un buen servicio también es crucial después de la implantación.
2. ¿Se adapta el software a las necesidades del sector de la impresión y de su negocio de impresión? 
   El sector de la impresión evoluciona constantemente y la amortización de una inversión en un sistema MIS está pensada para durar varios años o incluso décadas. El software debe ser lo suficientemente flexible como para crecer con su empresa y sus planes futuros. Un programa estancado o, peor aún, uno que no sea actualizado periódicamente, no podrá dar un soporte óptimo a su empresa en el futuro.
3. ¿Cuánto ahorrará una vez instalado el sistema MIS? 
   La inversión en un sistema MIS puede parecer elevada a primera vista. Lo realmente importante es que el software no sólo le proporciona más eficiencia y visión global, sino que también le ahorra mucho dinero y tiempo, mucho más de lo que los directivos de las empresas tienen previsto a primera vista. Recuerde que sólo necesita un sistema en lugar de muchas soluciones aisladas, que incurrirá en menos errores costosos o que dedicará menos tiempo a la administración básica...

Conclusión

Implantar un sistema MIS de impresión tiene muchas ventajas, pero no es una elección tan fácil. Al fin y al cabo, el software se convierte en la columna vertebral de su empresa. La elección que haga debe ser la correcta. Tómese el tiempo necesario para que esto sea así.

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