Vind jij de weg nog tussen spreadsheets, werkbonnen en plakbriefjes?

29 aug 2022

Administratieve medewerkers van printmediabedrijven hebben nood aan systemen die jobs berekenen en na goedkeuring deze jobs vrijgegeven, inplannen, opvolgen voor de productie en de rapportering beheren. Voor de medewerkers aan de grafische kant van de productieworkflow is er dezelfde behoefte aan controle over de binnenkomende opdrachten, het vastleggen van de informatie over de opdracht, helemaal tot aan het punt van facturering. Management heeft dan weer graag een overzicht van alle bedrijfsactiviteiten.

Welk systeem gebruik jij om te voldoen aan al die eisen?

De zoektocht naar een betrouwbaar extern geheugen

Nog steeds gebruiken veel printmediabedrijven voor een deel of zelfs alle bedrijfsactiviteiten verschillende spreadsheets en papieren werkbriefjes die tijdens de productie van bureau naar bureau verhuizen en van machine naar machine moeten worden gebracht, vaak vergezeld door een cluster kleurige plakbriefjes.

Printmediabedrijven die de overstap nog niet hebben gewaagd, zouden best automatisering overwegen want meeste concurrenten automatiseren hun workflow al langer, waardoor zij opdrachten efficiënter kunnen verwerken en produceren.

Een Print Management Informatie Systeem (MIS) of Enterprise Resource Planning (ERP) software kan je zien als een soort betrouwbaar extern geheugen: het laat je toe om alle facetten van de berekening, administratie, productie en levering van drukwerk te integreren in één of meerdere softwaretools. Met deze tools worden alle gegevens vastgelegd en kan al het werk worden getraceerd en gerapporteerd.

Zo biedt een goed MIS-programma onder meer inzicht in alle orders, waar elke job zich in de productie bevindt, welke jobs vertraging hebben opgelopen, de kosten van de jobs, de tijd die eraan gespendeerd is én uiteindelijk een helder overzicht van de inkomsten.

Een houvast voor elke medewerker in de workflow

Het belangrijkste is dat een print-MIS het registratiesysteem voor alle opdrachten wordt, wat betekent dat als de opdrachtspecificaties tijdens de uitvoering van de opdracht veranderen, deze informatie in het MIS-systeem wordt ingevoerd en onmiddellijk voor alle afdelingen beschikbaar is.

Zeker indien het hele traject van het drukwerk tot en met afwerking en levering door hetzelfde bedrijf behandeld wordt, is een gespecialiseerd print MIS-systeem aangewezen. Als het MIS het hele traject tot aan de uiteindelijke verzending volgt, traceert en valideert, zijn er minder fouten in de binderij, de afwerking, de levering of de installatie. Hoe meer informatie op de productievloer wordt gedeeld, hoe kleiner de kans dat late wijzigingen van klanten worden gemist.

PRINT MIS/ERP-systemen kunnen de foutenlast drastisch verminderen, de workflow op de rails houden en problemen vroeg in de productie aan het licht brengen.

Een vlotte overstap

Maar alleen het toevoegen van een MIS/ERP-software is niet genoeg. Om de voordelen van een MIS maximaal te kunnen benutten, moet men zich inzetten om het systeem goed in te richten en koppelingen te voorzien wanneer nieuwe software en apparatuur aan de workflow worden toegevoegd.

De overstap van een samenraapsel spreadsheets en papier naar een MIS/ERP-software brengt veel verandering met zich mee, wat voor jouw medewerkers een grote aanpassing is. Daarom is opleiding cruciaal zodat medewerkers de nieuwe manier van werken sneller en gemakkelijker hanteren. Het helpt om een interne "MIS/ERP hero" te hebben om anderen in jouw printmediabedrijf warm te maken.

Voordelen voor management én medewerkers

Hét grote doel van een Print MIS is efficiënt en winstgevend productiebeheer. Je kan er kostenproblemen en knelpunten in de productie mee identificeren en het houdt je op de hoogte van de verschillen tussen de geschatte kosten van het geproduceerde werk en de werkelijke kosten.

Door automatisering op de werkvloer hebben jouw medewerkers van de klantendienst meer tijd om klanten kwalitatieve hulp te bieden. Het helpt de kosten voor het opstellen van facturen te verlagen.

Alles bij elkaar kan een goede Print MIS helpen om de productiekosten te verlagen, soms tot wel 50%. Of je kan blijven werken met plakbriefjes natuurlijk...