Dataline lanceerde MAS: Auditsoftware voor een haarscherpe bedrijfsfoto
25 jul 2022
“Tast automatisering het gezonde verstand aan?” Over die vraag hield Dataline-ceo Dirk Deroo 24 mei een indrukwekkende presentatie tijdens de Vakdag Print & Sign van PRINTmatters. Daarin legde hij uit dat MAS meer is dan een liedje van Rolf Sanchez: het is de nieuwe Manufacturing Auditing Software van Dataline. Daarmee kunnen grafische bedrijven alle facetten van hun bedrijfsvoering tot op detailniveau doorlichten. U leest een uitgebreid verslag.
Deroo prikkelde zijn toehoorders in het Nieuwegein Business Center vanaf het eerste moment: ‘Ik stel al jaren vast dat er in de grafische industrie, zelfs met een portie gezond verstand, talrijke denkfouten worden gemaakt. Dat maakt ons gezond verstand toch iets minder verstandig dan we zelf zouden willen.’ De oprichter en ceo van Dataline somde eerst maar eens vijftien vormen van vooringenomenheid op, bijvoorbeeld het feit dat mensen geneigd zijn zich te omringen met gelijkgestemden. ‘Als we dan een tegengestelde mening horen, geloven we sneller wat we zelf bedacht hebben, dan wat specialisten vooraf grondig onderzocht hebben. Het gevolg: tunnelvisie. Dat is gevaarlijk, want het tast ons aan in het ondernemen, automatiseren en investeren. Ken je de verschillende vormen van vooringenomenheid, dan kun je ze herkennen voordat ze jouw oordeel beïnvloeden. Zo kun je betere beslissingen nemen en ga je beter ondernemen.’
Dirk Deroo: hemelbestormer met Dataline
Na een verleden als Apple-evangelist startte Dirk Deroo in 1997 op zijn zolderkamer in West-Vlaanderen met MultiPress: software voor de grafische industrie, die de overgang beleefde van een ambachtelijke naar een proces-gestuurde industrie. MultiPress ontwikkelde zich al snel van een eenvoudige CRM- en calculatietool tot een krachtig, gestroomlijnd beheerssysteem waarin administratie, calculatie, offerte- en orderbeheer, planning, financiën en logistiek samen met de productie zijn geïntegreerd. Dit leidt tot maximale automatisering, terwijl de gebruiker “in control” blijft. Tot 2015 was Dataline alleen actief in de Benelux. Van alle grafische productiebedrijven die over een ERP-pakket beschikten, gebruikte toen al ruim 50% MultiPress.
Vervolgens zette Deroo een proces van internationalisering in. Dataline beschikt anno 2022 over zestig medewerkers, verdeeld over vijf vestigingen in België, Nederland, Duitsland en Frankrijk; ruim duizend grafische - en signbedrijven in 35 landen werken met de vijftalige MultiPress-software. Een derde van de omzet komt inmiddels van buiten de Benelux.
Eind 2021 werd de gratis Auditsoftware MAS aan het dienstenpakket toegevoegd, het resultaat van 5000 uur noeste arbeid door Dirk Deroo, in ruim drie jaar tijd. Deze software wordt eind 2022 als Open Source software aangeboden aan alle grafische machinebouwers, en in 2023 - voor desgewenst eigenstandig gebruik door klanten - geïntegreerd in MultiPress. Al deze ontwikkelingen hebben ervoor gezorgd dat Dataline met MultiPress en MAS de laatste jaren een groot aantal groei- en innovatieprijzen heeft gewonnen.
Met volle overtuiging irrationeel handelen
Deroo ziet ondernemers vaak volledig irrationele beslissingen nemen om aan een vertrouwde, niet optimale bedrijfssituatie vast te houden. ‘Men zit zo vastgeroest aan de huidige manier van denken en werken dat men geen oog meer heeft voor de vraag hoeveel geld er op die manier maandelijks wordt opgebrand. Maar stel nu dat je je investeringsbeslissingen zou kunnen baseren op berekende feiten en cijfers. Wie weet is een geplande investering dan helemaal niet nodig, of is een automatisering uitstellen juist vele malen duurder dan de investering zelf. Bij dit laatste speelt echter een ander fenomeen mee: wij voelen veel sterker het huidige financiële verlies, dan de toekomstige winst van een investering.’
Foute beslissingen worden stilaan onbetaalbaar
Buikgevoel en rotsvaste vertrouwde inzichten laten het gezonde verstand dus vaker in de steek dan ondernemers willen aannemen. De negatieve impact daarvan wordt volgens Deroo groter in deze tijd, die bol staat van economische uitdagingen en snelle technologische ontwikkelingen. De randvoorwaarden om nog te ondernemen in de grafische industrie zijn moeilijker dan ooit, gegeven onder meer hoge papier- en grondstofprijzen, personeelstekorten en snelle technologische ontwikkelingen. Door deze giftige cocktail kunnen ondernemers zich geen foute, op het buikgevoel genomen besluiten meer veroorloven, zo zette Deroo zijn boodschap verder op scherp.
Behoefte aan software voor op feiten gestoelde inzichten
Maar hoe omarm je dan die technologische revolutie?
Hoe maak je als ondernemer op een verstandige manier je keuzes, zonder vooroordelen, en aangepast aan jouw specifieke bedrijfssituatie?
Met die vragen legde de voormalige Apple-evangelist de brug naar Dataline: ‘Elk bedrijf is anders. Dat zit hem in talloze facetten: de klanten die je bedient, het kennisniveau van jouw medewerkers, het machinepark en de financiële ruimte. Toch moeten er elke dag keuzes worden gemaakt; zelfs niet kiezen is een keuze. Ons onderzoek wees uit dat ondernemers behoefte hadden aan Audit-software om hun keuzes beter te verantwoorden naar zichzelf, hun aandeelhouders en naar financiële instellingen zoals banken. Dat geldt niet alleen voor de grafische productiebedrijven of signmakers, maar ook voor hun toeleveranciers en consultants. Ook zij moeten meer objectieve inzichten krijgen voordat zij keuzes maken of advies geven aan derde partijen.’
Investeringen en hun olievlekwerking
Deroo legde uit wat er schort aan de huidige gang van zaken bij de doorlichting van (grafische) bedrijven of bedrijfsonderdelen: ‘Ondernemers die een investering overwegen in bijvoorbeeld een nieuwe machine, medewerker of webshop maken soms berekeningen in een spreadsheet. Maar hoe ga je dan om met de talloze afhankelijkheden die een rol spelen? Als je bijvoorbeeld de terugverdientijd van een gemiddelde verkoopmedewerker of van een geïntegreerde webshop wilt berekenen met een ROI-spreadsheet, dan moet je wel bedenken dat een dergelijke investering in alle bedrijfsprocessen doorwerkt. Of neem een nieuwe drukpers die vijf keer sneller is dan de huidige: die gaat waarschijnlijk leiden tot meer calculaties, een reorganisatie van je prepress-afdeling, terwijl het tevens de vraag is of je huidige orderbegeleiders die hogere productie nog aankunnen. Alles hangt dus aan elkaar vast. Alleen met zeer straffe auditsoftware kan je al die afhankelijkheden en effecten berekenen. Dataline had alle reden om die software zelf te ontwikkelen. Wij hebben twintig jaar expertise in kostprijscalculatie en beschikken over gigantisch veel benchmarks over machines en softwaretoepassingen.’
Noeste arbeid op de zolderkamer
En zo kon het gebeuren dat Dirk Deroo de relatieve rust van de coronacrisis gebruikte om twintig jaar expertise te bundelen in één uniek, alomvattend en onafhankelijk pakket auditsoftware, ten dienste van de grafische - en de signindustrie. In ruim drie jaar tijd werkte hij er in de avonduren duizenden uren aan; in de Manufacturing Auditing Software (MAS) verwerkte hij ruim 130.000 formules. Hij vertelt wat dat opleverde: ‘Je kunt met behulp van deze software één of enkele bedrijfsprocessen doorlichten, maar ook de totale maandelijkse verwerkingskosten voor je hele bedrijf berekenen. Afhankelijk van de gewenste detailgraad en de rapporteringswensen duurt de realisatie van een Auditrapport twee uur tot drie werkdagen. De vraag is dus: “Hoe scherp wil jij de foto van de maandelijkse verwerkingskosten in je bedrijf hebben?” Kan je leven met een wazig beeld, of heb je voldoende aan een stukje inzicht over een deelproces? Of wil je gewoon alle dingen in je bedrijf zien zoals ze echt zijn: misschien confronterend, maar wel de realiteit? Het resultaat van de MAS-software is dat je de reële kosten per relevant bedrijfsproces kunt berekenen, en dat je optimaler kunt analyseren of jouw bedrijfsprocessen rendabel zijn of niet, en bijgevolg antwoorden kunt geven op vragen als: “Hoeveel mag een automatisering maximaal kosten en wat moet hij opbrengen? Hoe lang kan ik een bepaalde automatisering nog uitstellen?”’
Wanneer MAS Auditsoftware uitkomst biedt
Allerlei behoeften of situaties kunnen de inzet van MAS Auditsoftware dus wenselijk maken. Deroo noemde de volgende frequent voorkomende behoeften:
- Inzicht krijgen in de rentabiliteit van een bepaalde afdeling of een bepaald bedrijfsproces, voor het eigen management
- Financiële kerncijfers genereren, bijvoorbeeld vanwege een geplande fusie of overname, of om te beslissen om de productie in huis te houden of juist uit te besteden
- Doorlichting van het eigen bedrijf om kredietverstrekkers te overtuigen van de kredietwaardigheid van een door hen te financieren investering of overname
Hoe de MAS-software eruit ziet
Hoe ziet die MAS-software, veilig verborgen achter een inlog en authenticatie, er op het scherm dan uit, zo stelde Deroo zichzelf de vraag: ‘Op het hoofdscherm worden links alle unieke bedrijfsgegevens beheerd, zoals het aantal medewerkers per afdeling, de uurlonen, het aantal maandelijkse orders en facturen en de complexiteit van de orders. Daaronder worden de productietechnieken aangeduid en geselecteerd die op een productiebedrijf van toepassing zijn, zoals offset en digital printing, of toekomstige productietechnieken en machines. De software onderscheidt in de productie twaalf hoofdprocessen, die weer bestaan uit vijf tot tien subprocessen. Bij elk van die processen kan in de Audit worden aangegeven hoe ze nu uitgevoerd worden, hoe ze misschien in de toekomst wenselijk kunnen zijn, of dat ze irrelevant worden.’
Een voorbeeld: 80% besparen op de bestandscontrole
De MAS Auditsoftware wordt begin 2023 geïntegreerd in de ERP-software MultiPress, het Dataline-vlaggenschip. Maar ook nu al kunnen bedrijven Dataline verzoeken om doorlichtingen van deelprocessen of zelfs van de totale bedrijfsvoering, met behulp van deze Auditing-software. De eerste vijftig grafische productiebedrijven in binnen- en buitenland hebben hier inmiddels van gebruik gemaakt. Een snelle MAS-audit van enkele uren is gratis, evenals de basale versie van het MAS-Auditing Report: twee A-viertjes met een rapportage van de belangrijkste inzichten uit de MAS-Audit.
Als voorbeeld van wat een MAS-Audit kan opleveren noemde Deroo het hoofdproces “Prepress workflow en productieoptimalisatie”, waarbij hij inzoomde op het deelproces “Bestandscontrole”. ‘Als u echt wil weten hoeveel alle bestandscontroles u maandelijks kosten met uw huidige manier van werken, dan gaat de MAS-software dit haarfijn berekenen. Heel wat auditgegevens worden via de werkvloer verkregen, maar dit kan bij gebrek aan die auditgegevens ook via benchmarks worden aangevraagd. In pakweg twintig minuten worden de exacte maandelijkse kosten en uren van de huidige manier van bestandcontrole berekend. Tegelijkertijd wordt berekend wat het mogelijkerwijs zou kosten, mocht je kiezen voor een meer geoptimaliseerde werkwijze: hoeveel uren kunnen er dan worden gewonnen? Hoeveel prepressmedewerkers heb je écht nodig? En hoeveel euro zou je kunnen besparen? Rechts op hetzelfde Audit-scherm zie je dan het effect van die optimalisatie op de verschillende productieafdelingen. Dat kan bij een digital printing afdeling immers heel anders uitpakken dan bij bijvoorbeeld een offset - of large format afdeling. Onderaan de pagina zie je tot slot de huidige maandelijkse kosten voor dit eenvoudige subproces. In dit voorbeeldbedrijf uit Nice wordt maandelijks bijna negentig uren besteed om alle bestanden te controleren alvorens er bijvoorbeeld een offerte kan worden gemaakt. Dat is een gemiddelde controletijd per order van bijna elf minuten. Uit onze MAS-audit blijkt dat een optimalisering van dit kleine proces al een besparing oplevert van 80%. Ik kan u vertellen: hiertegen is geen enkel buikgevoel bestand.’
Dataline: pas samenwerking bij minimaal 25% winst uit automatisering
Deroo legde uit dat deze Auditsoftware - hoewel nota bene gratis beschikbaar! - de business van Dataline verder helpt. ‘Dataline heeft een vrij complex businessmodel. ERP-software als MultiPress, dat verkoop je niet. Je onderzoekt of een bedrijf klaar is voor de next level. Zolang dat in de Benelux is, valt het allemaal nog mee, maar nu de klanten inmiddels door heel Europa zitten, wordt het anders. Dan heb je straffe software nodig om audits bij potentiële nieuwe klanten of bestaande klanten efficiënter uit te voeren. Dataline heeft twaalf projectmanagers die zes of zeven projecten per jaar kunnen doen. Dataline en de klant hebben er daarom alle belang bij om vooraf zeer goed te berekenen of er voldoende financieel voordeel kan zijn gelegen in een bepaalde automatisering. Bij Dataline gaan we enkel met een klant of prospect verder het gesprek aan als de besparing minimaal 25% is, bij een behoorlijk financieel volume. Een grafisch bedrijf met bijvoorbeeld twintig mensen in dienst heeft maandelijkse loonkosten van pakweg 145.000 euro. 25% besparing is dan wat waard. Dan heb je het over besparingen op loonkosten, machinekosten en overheadkosten.’
‘Elk project kent tientallen saboteurs’
De ceo van Dataline legde uit dat een bedrijf dergelijke besparingen ook nodig heeft om te besluiten tot een grote automatisering: ‘Mensen zitten niet te wachten op verandering. Onze software heeft betrekking op het hele bedrijf, van de voordeur tot de achterdeur. In elk project zijn er wel 20 of 25 actieve of passieve saboteurs. De een gaat bijna met pensioen, een ander is bang dat uit de audit blijkt dat hij inefficiënt werkt… Wanneer het Auditrapport voldoende kritische massa blootlegt om te gaan automatiseren, dan committeert Dataline zich aan een resultatenverbintenis. In de grafische industrie is er geen enkele andere leverancier die dit soort engagementen met klanten aangaat. Wij noemen dit een MAS blueprint: een zwart op wit engagement dat de procesoptimalisering effectief zal worden gerealiseerd.’