Universität Leiden rationalisiert Druckaufträge mit MultiPress

Die Universität Leiden mit ihrer reichen Geschichte seit ihrer Gründung im Jahr 1575 hat sich in all ihren Facetten zu Spitzenleistungen verpflichtet. Ein wichtiger Akteur in diesem Bestreben ist die Abteilung für Universitätseinrichtungen (UFB), die alle Arten von Einrichtungsdiensten einschließlich Kopieren und Drucken anbietet. Und genau hier sorgt die MIS/ERP-Software MultiPress für eine hervorragende Automatisierung.

Die UFB als zentraler Punkt für Druckaufträge

Die Universität Leiden, gegründet 1575, ist eine führende internationale Forschungsuniversität mit sieben Fakultäten. Damit hinter den Kulissen alles reibungslos abläuft, gibt es acht Kompetenzzentren, die im Auftrag der Universitätsleitung alle möglichen Aufgaben übernehmen. Dazu gehört die Universitätsbetriebsgesellschaft (UFB), die Dienstleistungen für die gesamte Universität erbringt, wie z.B. die Verpflegung, die Postbearbeitung, die Bereitstellung von Hörsälen und auch reprofähige Druckaufträge, die von Plakaten und Prüfungen bis hin zu Dissertationen und Visitenkarten reichen.

Um ihr Angebot an Druckerzeugnissen weiter auszubauen, arbeitet die UFB eng mit etablierten Partnern zusammen, an die sie Rechnungen auslagert, wenn diese nicht intern bearbeitet werden können. Die UFB kümmert sich also um die gesamte mit dem Outsourcing verbundene Verwaltung. 

Automatisierter Workflow für interne und ausgelagerte Rechnungen

Das University Facilities Bureau erkannte schnell, dass ein stärker automatisierter und zentralisierter Workflow für sie ein wichtiger Schritt war, um die Effizienz ihres Facility Printing und Outsourcing zu unterstützen. Dadurch werden mehr Zeit und Ressourcen freigesetzt, um Studenten und Mitarbeitern eine noch bessere Unterstützung für ihre Druckaufträge zu bieten. 

Die ERP/MIS-Software MultiPress hilft dabei in mehrfacher Hinsicht. Die Software integriert alle administrativen, kaufmännischen, finanziellen und logistischen Geschäftsprozesse sowie die Produktion und das Berichtswesen in ein leistungsstarkes MIS/ERP-Drucksystem. Sie entlastet die Verwaltung erheblich und spart der UFB viel Zeit und Kosten.

Die großen Stärken von MultiPress

Eine der größten Stärken für die Betriebsabteilung waren die leistungsstarken, in das Softwarepaket integrierten Workflow-Tools, mit denen sie die meisten eingehenden Aufträge einwandfrei durch die Produktion leiten können:

• Die Integration mit Callas/pdfToolbox: Die Validierung und Korrektur der gelieferten pdf-Dokumente erfolgt am besten so früh wie möglich im Workflow. Mit dem Modul 'Prüfen & Reparieren' können angelieferte PDF-Dateien in MultiPress geprüft und automatisch repariert werden. Der Benutzer erhält dann einen Bericht mit Fehlern und Warnungen. MultiPress nutzt dafür die pdfToolbox-Technologie von Callas.
• Die Imposition-Engine wandelt eine PDF-Datei bereits in der Vorbereitungsphase einer Rechnung automatisch in ein optimales Ausschießen um. Das spart Zeit sowohl bei der Vorbereitung als auch bei der Ausführung und ermöglicht eine schnelle und genaue Preisgestaltung auf der Grundlage realistischer Produktionsdaten.

Darüber hinaus verfügt MultiPress über einige Module, die sich mit spezifischen Engpässen im Anlagengeschäft befassen:

• Auf der Grundlage einiger sorgfältig vorbereiteter Voreinstellungen kann der Kalkulationsassistent die für den jeweiligen Druckauftrags-Typ relevanten Rohstoffe, Druckverfahren und Veredelungsformen auswählen. Mit nur wenigen Klicks ist die vollständige Kalkulation und das Angebot erstellt. 
• Das Dashboard-Modul sorgt dafür, dass die richtigen Geschäftsinformationen auf jedem Gerät und von den richtigen Personen abgerufen werden können. Das Dashboard hilft nicht nur dabei, die Geschäftsprozesse im Auge zu behalten, sondern sendet auch Warnmeldungen, wenn die Dinge anders laufen als erwartet. Das Modul gibt dem Facility Management der Universität auch einen besseren Überblick über das Outsourcing.

API-Konnektivität war der entscheidende Faktor bei der Entscheidung für MultiPress

MultiPress ist die zentrale Datenquelle, die eine Verbindung zu Kunden-, Intermediär- und Partnersystemen herstellt. Die vielen Integrationsmöglichkeiten mit dem Modul API-Konnektivität sind einer der entscheidenden Faktoren, warum sich das Druckunternehmen der Universität Leiden für MultiPress entschieden hat:

Die Integration mit der Buchhaltungssoftware: Die UFB verschickt Rechnungen an die Fakultäten und an ihre regelmäßigen Druckpartner. Ihre Buchhaltungssoftware SAP ist mit MultiPress integriert, so dass die UFB Rechnungen reibungslos erstellen kann. Die Informationen auf beiden Plattformen werden automatisch synchronisiert. Einfacher geht's nicht.

Vorwärts mit MultiPress!

Dank der Automatisierung des Drucks kann sich die UFB der Universität Leiden auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: die bestmögliche Unterstützung der Universität. Indem manuelle Prozesse durch automatisierte Lösungen ersetzt werden, kann die UFB ihren Mitarbeitern und Studenten einen integrierten und rationalisierten Druckprozess anbieten. Und MultiPress ist die treibende Kraft hinter dieser Entwicklung!