La Universidad de Leiden agiliza los pedidos de impresión con MultiPress

La Universidad de Leiden, con la riqueza de su historia desde su fundación en 1575, sigue comprometida con la excelencia en todos los aspectos. Uno de los actores cruciales en este compromiso es el Departamento de Servicios de la Universidad (UFB), que proporciona todo tipo de servicios, incluidas las copias y la impresión. Y ahí es donde el software MIS/ERP MultiPress proporciona una excelente automatización.

El UFB como punto central para los proyectos de impresión

La Universidad de Leiden, fundada en 1575, es una destacada universidad internacional de investigación que cuenta con siete facultades. Para que todo funcione a la perfección detrás de las bambalinas, hay ocho centros especializados que realizan todo tipo de tareas en nombre del consejo. Entre ellos se encuentra el centro de servicios de la Universidad (University Facilities Management Company, UFB), que presta diversos servicios a toda la universidad, como la restauración, el procesamiento del correo, la provisión de aulas y también se encarga de reprografía de todo tipo de impresiones, desde carteles y exámenes hasta disertaciones y tarjetas de visita.

Para seguir ampliando su gama de productos impresos, la UFB mantiene una estrecha colaboración con socios consolidados, a los que subcontrata los pedidos cuando no pueden gestionarse internamente. De este modo, UFB se encarga de toda la administración que conlleva la externalización. 

Flujo de trabajo automatizado para pedidos internos y externos

La Oficina de Servicios Universitarios se dio cuenta rápidamente de que un flujo de trabajo más automatizado y centralizado era un paso importante para mejorar la eficiencia de la impresión y la externalización de servicios. Esto liberará más tiempo y recursos para ofrecer a los estudiantes y al personal una asistencia aún mejor para sus proyectos de impresión. 

El software ERP/MIS MultiPress contribuye a lograrlo de varias maneras. El software integra todos los procesos administrativos, comerciales, financieros y logísticos corporativos, junto con la producción y la generación de informes, en un potente sistema de impresión MIS/ERP. Aligera considerablemente la carga de las tareas administrativas, ahorrando mucho tiempo y costes a la UFB.

Los principales beneficios de MultiPress

Uno de los principales aspectos positivos para el departamento de servicios fue el potente paquete de herramientas de flujo de trabajo integrado en el software, que les permite guiar la mayoría de los pedidos entrantes a través del proceso de producción sin problemas:

• La integración con Callas/pdfToolbox: La validación y corrección de los documentos pdf entregados debe realizarse en la fase más temprana posible del flujo de trabajo. Con el módulo "Check & Repair", los archivos pdf entregados pueden comprobarse y repararse automáticamente en MultiPress. El usuario recibe entonces un informe con los errores y advertencias. Para este fin, MultiPress utiliza la tecnología pdfToolbox de Callas.
• El módulo de imposición convierte automáticamente un archivo pdf en una imposición óptima ya en la fase de preparación de un pedido. Esto ahorra tiempo tanto en la preparación como en la ejecución y permite una tarificación rápida y precisa basada en datos de producción reales.

Además, MultiPress cuenta con algunos módulos que abordan cuellos de botella específicos del sector de los servicios:

• Basándose en algunos preajustes rigurosamente preparados, el asistente de cálculo puede seleccionar las materias primas, los procesos de impresión y las formas de acabado pertinentes para cada tipo de pedido de impresión. En unos pocos clics, se crea el cálculo y la cotización completos. 
• El módulo panel de control garantiza que la información necesaria para la empresa esté disponible en cualquier dispositivo y para las personas adecuadas. El panel de control no sólo ayuda a controlar los procesos operativos, sino que también envía alertas si las cosas no van como se esperaba. El módulo también ofrece al departamento de Servicios de la Universidad una mejor visión de la externalización.

La conectividad API fue el factor decisivo para elegir MultiPress

MultiPress es la fuente de datos central que conecta con los sistemas de los clientes, intermediarios y socios. Las múltiples posibilidades de integración con el módulo de conectividad API fue uno de los aspectos decisivos para que el negocio de impresión de la Universidad de Leiden eligiera MultiPress:

La integración con el software de contabilidad: La UFB envía facturas a las facultades y a los proveedores habituales de servicios de impresión. Su software de contabilidad SAP está integrado con MultiPress, lo que permite a la UFB crear facturas sin complicaciones. La información de ambas plataformas se sincroniza automáticamente. Más fácil imposible.

¡Hacia adelante con MultiPress!

Con la automatización de la impresión, la UFB de la Universidad de Leiden puede concentrarse en lo que realmente cuenta: prestar apoyo a la universidad de la mejor forma posible. Al abordar los procesos manuales y sustituirlos por soluciones automatizadas, la UFB puede ofrecer un proceso de impresión integrado y racionalizado al personal y a los estudiantes. Y MultiPress es la fuerza motora que está detrás de todo esto.