L'Université de Leyde rationalise ses commandes d'impression avec MultiPress

L'université de Leyde, avec sa riche histoire depuis sa fondation en 1575, s'est engagée à atteindre l'excellence dans toutes ses facettes. L'un des principaux acteurs de cet effort est le Département de l'installations universitaires (UFB) qui fournit tous types de services de reproduction, comprenant la copie et l'impression. Et c'est là que le logiciel MIS/ERP MultiPress intervient en offrant l'automatisation.

L'UFB, point central pour les commandes d'impression

L'Université de Leyde, fondée en 1575, est une université de recherche internationale de premier plan qui compte sept facultés. Pour que tout se passe bien en coulisses, huit centres d'expertise effectuent toutes sortes de tâches pour le compte de l'université. Il s'agit notamment de la société de gestion des installations universitaires (UFB), qui gère une multitude de services pour l'ensemble de l'Université comme la restauration, le traitement du courrier, la mise à disposition de salles de cours ainsi que les commandes d'impression d'affiches, des feuilles d'examens ou des cartes de visite par exemple.

Pour élargir sa gamme de produits imprimés, l'UFB travaille en étroite collaboration avec des partenaires de confiance, à qui elle confie les commandes qui ne peuvent être traitées en interne. L'UFB se charge ainsi de toute la gestion administrative liée à la sous-traitance.

Flux de travail automatisé pour les commandes en interne ou externalisées

L'UFB s'est rapidement rendu compte qu'un flux de travail largement automatisé et centralisé était primordial pour soutenir l'efficacité de la gestion des travaux d'impression, en interne comme en externe. Cela permettrait de libérer du temps et des ressources pour offrir aux étudiants et au personnel de l'université un soutien efficace pour leurs travaux d'impression. 

Le logiciel ERP/MIS MultiPress aide à cet égard de plusieurs manières. Il intègre tous les processus d'entreprise adminsitratifs, commerciaux, financiers, logistiques ainsi que la production et le reporting dans un seul et même système d'impression ERP performant. Il allège ainsi considérablement la charge de travail administratif et permet à l'UFB de réaliser des économies de temps et d'argent.

Les grands atouts de MultiPress

L'un des principaux atouts de MultiPress pour l'EFP a été les puissants outils de flux de travail intégrés au progiciel, qui lui permet de gérer simplement les travaux d'impression, de la réception de la commande à sa production :

• L'intégration avec Callas/pdfToolbox : Il est préférable de valider et de corriger le plus tôt possible dans le flux de travail les documents PDF livrés. Grâce au module " Contrôler et Réparer ", les fichiers PDF livrés peuvent être contrôlés et automatiquement réparés dans MultiPress. L'utilisateur reçoit alors un rapport contenant les erreurs et les avertissements. MultiPress utilise à cet effet la technologie pdfToolbox de Callas.
• Le moteur d'imposition convertit automatiquement un fichier PDF en une imposition optimale dès la phase de préparation de la commande. Cela permet de gagner du temps tant au niveau de la préparation que de l'exécution et de fixer rapidement un prix précis sur la base de données de production réalistes.

En outre, MultiPress dispose de quelques modules qui traitent les goulets d'étranglement liés à l'activité d'impression :

• Sur la base de quelques préréglages soigneusement préparés, l'Assistant de calcul sélectionne les médias, les procédés d'impression et de finitions pertinents pour le travail d'impression demandé. En quelques clics, il calcule le prix et prépare le devis. 
• Le module Tableau de bord veille à ce que les bonnes informations commerciales puissent être consultées sur chaque appareil et par les bonnes personnes. Le tableau de bord permet non seulement de garder un œil sur les processus commerciaux, mais il envoie également des alertes si les choses ne se déroulent pas comme prévu. Le module donne également à l'UFB une meilleure visibilité de la sous-traitance.

La connectivité API a été le facteur décisif dans le choix de MultiPress

MultiPress est la source centrale de données qui permet de se connecter aux clients, aux systèmes intermédiaires et aux fournisseurs. Les nombreuses possibilités d'intégration offertes par le module de connectivité API ont été des facteurs décisifs dans le choix de MultiPress par le service d'impression de l'Université de Leiden :

L'intégration avec le logiciel de comptabilité : L'UFB envoie des factures aux facultés et aux fournisseurs réguliers d'impression. Leur logiciel de comptabilité SAP est intégré à MultiPress, ce qui permet à l'UFB de créer des factures sans problème. Les informations sur les deux plateformes sont automatiquement synchronisées. Rien de plus simple.

En avant avec MultiPress !

Grâce à l'automatisation de l'impression, l'UFB de l'université de Leiden peut se concentrer sur ce qui est vraiment important : fournir le meilleur soutien possible à l'université. En remplaçant les processus manuels par des solutions automatisées, l'UFB peut offrir à son personnel et à ses étudiants un processus d'impression intégré et rationalisé. Et MultiPress est la force motrice de cette évolution !