Universiteit Leiden stroomlijnt drukwerk met MultiPress

De Universiteit Leiden, met haar rijke geschiedenis sinds haar oprichting in 1575, blijft zich inzetten voor excellentie in al haar facetten. Een cruciale speler in dit streven is het Universitair Facilitair Bedrijf (UFB), dat allerlei facilitaire diensten waaronder ook kopiëren en printen verleent. En dat is waar de MIS/ERP-software MultiPress voorziet in excellente automatisering.

De UFB als centraal punt voor drukwerk

De Universiteit Leiden, opgericht in 1575, is een toonaangevende internationale onderzoeksuniversiteit met zeven faculteiten. Om alles achter de schermen in goede banen te leiden, zijn er acht expertisecentra die allerlei taken uitvoeren in opdracht van het bestuur. Zo is er het Universitair Facilitair Bedrijf (UFB) dat facilitaire diensten voor de hele universiteit verleent, zoals catering, postverwerking, collegezaalvoorziening en ook repro drukwerk dat varieert van posters en tentamens tot proefschriften en visitekaartjes.

Om aan hun aanbod van printproducten verder uit te breiden, werkt het UFB nauw samen met vaste partners, waaraan ze orders uitbesteden wanneer die niet in-house kunnen worden afgehandeld. Het UFB staat dus in voor alle administratie die bij een uitbesteding komt kijken. 

Geautomatiseerde workflow voor in-house én uitbestedingen

Het Universitair Facilitair Bedrijf zag al snel in dat een meer geautomatiseerde en gecentraliseerde workflow voor hen een belangrijke stap is om de efficiëntie van hun facilitair printwerk en uitbestedingen te ondersteunen. Op die manier komt er meer tijd en middelen vrij om de studenten en medewerkers nog beter te begeleiden bij hun printopdrachten. 

De ERP/MIS-software MultiPress helpt hierin op meerdere vlakken. De software integreert namelijk alle administratieve, commerciële, financiële en logistieke bedrijfsprocessen, samen met productie en rapportering in één krachtig MIS/ERP-printsysteem. Het verlicht de administratieve takenlast aanzienlijk, wat veel tijd en kosten bespaart voor het UFB.

De grote troeven van MultiPress

Eén van de grote troeven voor de facilitaire dienst was de krachtige set aan workflowtools die geïntegreerd zitten in het softwarepakket en die hen in staat stelt de meeste inkomende jobs foutloos doorheen de productie te loodsen:

1. De integratie met Callas/pdfToolbox: Validatie en correctie van aangeleverde pdf-documenten komt best zo vroeg mogelijk in de workflow. Met de module 'Check & Repair' kunnen de aangeleverde pdf-bestanden  in MultiPress gecontroleerd en automatisch gerepareerd worden. De gebruiker krijgt dan een rapport met fouten en waarschuwingen. MultiPress maakt daarvoor gebruik van de pdfToolbox-technologie van Callas.
2. De Impositiemotor zet een pdf-bestand al in de voorbereidende fase van een order volautomatisch in optimale impositie. Dat bespaart tijd in zowel de voorbereiding als de uitvoering en het maakt een snelle en accurate prijsberekening mogelijk op basis van realistische productiegegevens.

Daarnaast beschikt MultiPress over enkel modules die specifieke knelpunten van het facilitaire bedrijf aanpakt:

1. Op basis van enkele zorgvuldig opgestelde presets kan de Calculatie Wizard de grondstoffen, drukprocedés en afwerkingsvormen selecteren die voor dat type drukwerk relevant zijn. In enkele clicks wordt de volledige calculatie en offerte gemaakt. 
2. De Dashboardmodule zorgt ervoor dat de juiste bedrijfsinformatie, beschikbaar is op elk device en door de juiste sleutelpersonen. Het dashboard helpt niet alleen om de bedrijfsprocessen in de gaten te houden, het stuurt ook waarschuwingen als zaken anders lopen dan verwacht. Met deze module krijgt het Universitair Facilitair Bedrijf ook een beter zicht op de uitbestedingen.

API-connectiviteit gaf de doorslag om voor MultiPress te kiezen

MultiPress is de centrale gegevensbron die in verbinding staat met systemen van klanten, intermediairs en partners. De vele integratiemogelijkheden met de API-connectiviteitsmodule is één van de beslissende factoren die de drukkerij van de Universiteit van Leiden voor MultiPress laat kiezen:

De integratie met boekhoudsoftware: Het UFB stuurt facturen naar de faculteiten en vaste printpartners. Hun boekhoudkundige software SAP is geïntegreerd met MultiPress, waardoor het UFB vlot facturen aanmaakt. De informatie op beide platformen worden automatisch gesynchroniseerd. Makkelijker kan niet.

Vooruit met MultiPress!

Met behulp van printautomatisering kan het UFB van de Universiteit Leiden focussen op wat écht telt: de universiteit zo goed mogelijk ondersteunen. Door de handmatige processen aan te pakken en te vervangen door geautomatiseerde oplossingen kan het UFB een geïntegreerd en gestroomlijnd drukwerkproces bieden aan medewerkers en studenten. En MultiPress is daarachter de vooruitsturende drijfveer!