Un plan directeur pour les logiciels : un incontournable pour votre imprimerie

mar 25/02/2020 - 14:42

Vos investissements dans les logiciels méritent une planification stratégique globale. L’heure est venue de prendre du recul pour analyser vos processus opérationnels fondamentaux et la manière dont les logiciels peuvent appuyer, entraver, optimiser ou, dans l’idéal, automatiser les tâches que vous devez accomplir au quotidien pour tenir les promesses faites à vos clients.

La lutte pour l'attention

Les patrons de sociétés d’impression doivent faire preuve d’une attention de tous les instants. Il est en effet facile de se noyer dans toutes les questions qui vous préoccupent au quotidien. À cette routine s’ajoute la réalité accablante de la mutation du secteur et donc l’attente d’une évolution (rapide et constante) de votre entreprise.

Face à cette situation, la plupart des imprimeurs n’ont jamais réellement pris de recul, par rapport à leurs activités, pour mettre en place un plan stratégique global en ce qui concerne les logiciels. En revanche, ils se livrent à ce genre d’exercice pour les nouveaux équipements de production et de finition — ce qui tombe sous le sens, puisqu’en plus des bâtiments, les presses représentent les principaux investissements d’une entreprise d’impression.

La planification des logiciels ?

Pourtant, les imprimeurs feraient bien de réfléchir à leurs investissements globaux, à leur stratégie et à un plan concernant les logiciels qu’ils utilisent. En effet, ces derniers jouent un rôle de plus en plus important dans tous les secteurs — et l’impression ne déroge pas à la règle. De plus en plus étroit, plus « couplé », le niveau d’intégration entre les solutions logicielles permet donc potentiellement de gagner en efficacité.

Solutions isolées

Si vous ne l’avez jamais fait, ou pas récemment, le moment est venu de prendre du recul pour faire le point sur votre plan stratégique global en matière de logiciels. Il faut cesser de chercher des « solutions logicielles ponctuelles », c’est-à-dire se tourner vers un système web-to-print ou une solution d’automatisation du prépresse lorsqu’un petit élément des activités incite la société à le faire. Cela conduit à des discussions sur les fonctionnalités, les prix et l’implémentation, mais il manque à cette approche une analyse de la situation dans son ensemble.

Les logiciels doivent fonctionner ensemble

Lorsque les imprimeurs envisagent d’acheter un logiciel d’impression, ils devraient commencer par s’intéresser aux technologies déjà en place au sein de l’imprimerie. L’objectif est en effet de rendre tous les logiciels compatibles entre eux et, dans l’idéal, de réduire les doubles emplois au minimum. L’entreprise ne peut pas se permettre d’acheter des produits isolément : ils doivent « cadrer » avec ceux dont elle dispose déjà.

Commencez par le système ERP/MIS

Pour le plan stratégique des logiciels d’impression, il convient de commencer par le MIS/ERP, qui doit être au cœur de l’imprimerie. Il devrait s’agir d’un système d’enregistrement fiable. Le conditionnel est de mise, car nombre d’imprimeurs sont pris de craintes et de doutes concernant les données de leur MIS. D’un point de vue stratégique, la fiabilité du MIS d’impression en tant que système d’enregistrement est le premier des facteurs qui déterminent la réussite globale de la société (avant l’équipe de vente, les opérateurs de presse ou la personnalité du dirigeant). Le second facteur, en ce qui concerne les logiciels, est la facilité d’intégration du MIS (il faut être sûr qu’il est capable de faire entrer et sortir des données du système facilement, car dès lors que vous disposez de données fiables, vous souhaitez les partager avec presque tout le monde : employés, direction, clients, fournisseurs, etc.).

Faites un inventaire des systèmes utilisés

L’étape suivante d’un plan stratégique consiste à dresser l’inventaire de tous les autres logiciels actuellement déployés. Pour que les choses soient plus claires, voici quelques-uns des principaux éléments à prendre en considération dans l’analyse des logiciels existants.

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Logiciels doublons. Êtes-vous équipé de plusieurs systèmes qui fournissent essentiellement la même solution ? Si c’est le cas, vous devriez vous en inquiéter. À cet égard, l’idée de « dette technique » offre un éclairage utile : chaque solution logicielle que vous déployez dans votre entreprise s’accompagne d’une baby-sitter à vie... et c’est vous qui la payez ! Vous n’en êtes peut-être pas conscient, car ce baby-sitting est assuré par des employés à temps plein que vous rémunérez déjà, mais toutes ces « attentions » s’accumulent — et qui, de nos jours, dispose de techniciens ayant du temps à revendre ? (Réponse : personne.)
Excès de solutions logicielles. Analysez attentivement toutes les applications et les développements (personnalisés) qui se trouvent dans l’entreprise. Il vous faut tout juste assez de logiciels, pas plus.
Solutions logicielles dont l’entretien par une petite équipe est difficile. Tous les logiciels sont écrits dans un langage de programmation spécifique, les plus courants étant .NET, Java, PHP, etc. Les logiciels s’appuient également sur des bases de données, notamment SQL et Oracle. S’agissant de la plupart des logiciels commerciaux, cela n’a aucune importance pour vous, l’utilisateur final de ces plateformes, puisque vous ne codez pas et n’interrogez pas les bases de données directement. En revanche, la situation est différente si vous cherchez à engager des développeurs. Si vos solutions sont codées en trois langages différents, vous aurez probablement toutes les peines du monde à trouver une personne capable de travailler sur les trois applications. Efforcez-vous, dans la mesure du possible, d’harmoniser les technologies dont vous vous dotez afin que votre équipe puisse exceller dans quelques domaines restreints.
Solutions logicielles isolées (non intégrées) dont la « connexion » nécessite un travail manuel. L’un des exemples les plus courants de ce problème est une solution web-to-print qui ne transmet pas les commandes au MIS. Chaque logiciel d’impression devrait accomplir les tâches dans lesquelles il excelle, puis transmettre le processus à la solution suivante du flux de production. Il devrait en être ainsi : un projet est commandé par un client via une solution web-to-print, transféré au MIS d’impression, planifié, produit, emballé, expédié, puis transmis à la facturation pour qu’une facture à l’intention du client soit émise automatiquement. Un flux de bout en bout, de la saisie de la commande à la facture. Cela demande de la réflexion, des paramétrages et des essais, mais il est tout à fait indiqué d’effectuer ce travail en amont si les calculs montrent que vous gagnez sept minutes par commande et que le client passe des centaines, voire des milliers de commandes par mois.
Solutions de contournement. Il s’agit d’un véritable travail de détective, des difficultés les plus difficiles à mettre au jour. La plupart du temps, les dirigeants n’ont pas connaissance de toutes les solutions de contournement mises en place par leurs équipes pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Des feuilles de calcul, des documents Word, des PDF, des Post-its, des journaux papier, etc. facilitent les « processus cachés » effectués au moyen des outils facilement disponibles et dans la zone de confort de votre équipe pour accomplir des tâches que devraient assurer les logiciels.

Faites un tour d'horizon des processus d'entreprise

Élaborer un plan stratégique pour les logiciels consiste à prendre du recul pour analyser la situation générale de vos processus opérationnels, puis étudier ce que font les logiciels pour appuyer, entraver ou automatiser ces processus. Vous pouvez ensuite établir des priorités au sein de ce plan, puis le mettre en œuvre progressivement, sur plusieurs mois, voire des années. Lorsque vous chercherez à investir dans de nouvelles solutions logicielles, il vous donnera une meilleure idée de la manière dont les nouveaux logiciels doivent s’intégrer à vos processus actuels. Vous achèterez ainsi vos logiciels de manière plus stratégique.

Consolider les logiciels

Rappelons aussi qu’un aspect important du plan stratégique pour les logiciels consiste à recenser les technologies dont vous souhaitez vous défaire ! La consolidation des technologies logicielles vous permet d’économiser des frais d’entretien annuels, mais aussi de redonner le moral à votre équipe technique, de gagner du temps et de réduire votre surface de sécurité (c’est-à-dire le nombre d’endroits où vous êtes susceptible de vous faire pirater).

Dataline aide

Dataline a déjà aidé plus de 1 000 entreprises d’impression à mettre en place une plateforme MIS solide sur laquelle bâtir des processus administratifs et de flux de production. Il s’agit là d’une base solide pour mieux comprendre et contrôler les activités de la société, en accroître l’efficacité et dégager des marges plus confortables. Si vous souhaitez faire analyser le plan stratégique de votre entreprise pour les logiciels et les processus connexes, n’hésitez pas à nous contacter.