Su negocio de impresión necesita un plan maestro sobre software
Mar, 25/02/2020 - 14:56
Sus inversiones en software merecen una visión de conjunto y planificación estratégica. Es hora de hacer una pausa y valorar sus principales procesos empresariales y en qué medida el software ayuda, obstaculiza, optimiza o (idealmente) automatiza los pasos necesarios día a día para cumplir las promesas que hace a sus clientes.
La batalla por la atención
Dirigir un negocio de impresión es una batalla constante por su atención en tanto que gerente o propietario. Uno se presenta en el trabajo todos los días y se ahoga en un mar de problemas que se disputan su atención. A este ajetreo diario se añade la abrumadora realidad de los intensos cambios del sector de la impresión y, en consecuencia, las expectativas de evolución de su negocio (una evolución que se presupone rápida y continua).
Todo esto contribuye al hecho de que la mayoría de los impresores nunca se han mirado su negocio de impresión desde una cierta distancia para evaluar un plan estratégico general en lo que respecta al software: esta planificación se ha limitado a los productos realizados con nuevos equipos de producción y acabado. Esto no es extraño: aparte de los edificios en sí, las imprentas son el gasto de capital más importante de un negocio de impresión.
¿Planificación de software?
Sin embargo, los impresores deberían pensar en su inversión general, su estrategia, y planificar con qué software gestionan su negocio. El software tiene un papel cada vez más importante en todos los negocios, y la impresión no se queda al margen. En todas las imprentas aumenta el nivel de integración entre soluciones de software; la vinculación entre sistemas se intensifica, de modo que se consigue más eficiencia potencial.
Soluciones aisladas
Si nunca lo ha hecho, o hace tiempo que no lo hace, es un buen momento para tomarse una pausa y echar un vistazo a su plan estratégico general de software. Es posible que algún elemento de su negocio le diese la idea de adquirir un sistema web-to-print o una solución de automatización de preimpresión, pero ahora es el momento de dejar de comprar «soluciones de software puntuales», ya que conllevan problemas de funciones, precio e implementación. Cuando se compra software de esta manera, falta una visión de conjunto.
El software debe trabajar en conjunto
En el momento de plantearse adquirir una solución de software de impresión, los impresores deberían empezar por preguntarse qué tecnología ya tienen en funcionamiento en su imprenta: la idea es que todos los productos de software se lleven bien y que las tareas que desempeñan en su empresa no se solapen demasiado. No puede permitirse comprar productos aisladamente, tienen que «encajar» en lo que ya tiene.
Empieza con el ERP/MIS
Por eso, un plan estratégico de software de impresión debe comenzar con MIS/ERP para imprentas: esta debería ser la base de cualquier negocio de impresión. El sistema MIS/ERP debe llevar un registro fiable, algo que no siempre ocurre: muchos impresores tienen muchas dudas y miedos en relación con los datos de sus MIS de impresión. Desde un punto de vista estratégico, que el MIS de impresión sea un sistema de registro fiable es el factor que más influye en su éxito general (más que su equipo de ventas, sus operarios de impresión, o la directiva). El segundo factor más importante corresponde al software, y en concreto, a si su MIS de impresión se puede integrar fácilmente en él (es decir: si puede introducir y sacar datos del sistema fácilmente, porque en cuanto disponga de datos fiables, querrá compartirlos con todo el mundo: empleados, directiva, clientes, proveedores, etc.).
Haga un inventario de los sistemas utilizados
El siguiente paso en un plan estratégico de software para imprenta es hacer un inventario del resto de sistemas de software que se estén utilizando. ¿Qué significa esto? Aquí tiene algunas de las cosas más importantes a tener en cuenta para evaluar el software que ya está utilizando.
Sigue leyendo- Duplicación de soluciones de software ¿Tiene varios sistemas que, en el fondo, le proporcionan la misma solución? Puede pensar ¿y qué más da?, pero lo cierto es que tiene importancia. Hay que comprender el concepto de «deuda técnica»: cada solución de software que implemente en su negocio viene con un canguro de por vida al que tiene que pagar. Quizás esto no resulta obvio, porque los canguros son empleados a tiempo completo cuyo sueldo ya paga de todos modos, pero todo suma. Y además: ¿cuántas imprentas disponen de técnicos con ancho de banda extra actualmente? (Exacto: ninguna).
- Demasiadas soluciones de software Evalúe cuidadosamente todas las aplicaciones y desarrollos (personalizados) que tiene en la empresa: hay que tener exactamente el mínimo de software necesario, y no más.
- Soluciones de software cuyo mantenimiento es difícil con un equipo pequeño Todos los sistemas de software están escritos en un lenguaje de codificación específico; los más comunes son .NET, Java, PHP, etc. El software también se basa en bases de datos; las más comunes son SQL, Oracle, etc. En la mayoría de los productos de software comercial, para el usuario final de las plataformas estos elementos no tienen importancia: usted no va a escribir código ni a consultar bases de datos directamente. Este punto cobra relevancia cuando llegue el momento de empezar a contratar gente que escriba código: si tiene programas en tres lenguajes distintos, lo más probable es que no pueda encontrar a nadie que pueda manejarlos los tres. Por tanto, cuando pueda, intente estandardizar su tecnología para que su equipo se pueda especializar en menos cosas.
- Soluciones de software aisladas (no integradas) que generan trabajo manual para «conectarlas». Uno de los ejemplos más habituales es una solución web-to-print que no transmite los pedidos al MIS de impresión. Cada solución de software de impresión debería hacer lo que se le da bien, y después pasar a la siguiente solución de software del flujo de trabajo. Debería funcionar así: un cliente hace un pedido a través de una solución web-to-print, este pedido pasa al MIS de impresión, se programa, produce, embala y envía, y a continuación se pasa a facturación para que se envíe al cliente. Es decir, el flujo de trabajo «end-to-end», que engloba desde la entrada del pedido hasta la factura. Aunque lograr un flujo de estas características requiere pensarlo bien, configurarlo y probarlo, no hay duda de que vale la pena hacerlo de antemano, porque si funciona, puede ahorrarle siete minutos por pedido, y los clientes hacen centenares o miles de pedidos todos los meses.
- Alternativas Este es el trabajo de detective más difícil, porque las alternativas son difíciles de encontrar. En general, los gerentes o los propietarios no conocen todos los métodos alternativos que sus equipos se han acostumbrado a utilizar en el trabajo. Hay hojas de cálculo, documentos de Word, PDFs, notas Post-It, registros en papel, etc. que facilitan «procesos ocultos» que se llevan a cabo con las herramientas disponibles y en la zona de confort de su equipo, y que sirven para que el software haga lo que tiene que hacer.
Haga un resumen de los procesos empresariales
Un plan de software estratégico se hace una idea global del conjunto de sus procesos empresariales, y a continuación analiza en qué medida el software ayuda, obstaculiza o automatiza esos procesos. Este plan se puede priorizar y escalar a lo largo de los meses, o quizás años. Cuando quiera invertir en nuevas soluciones de software, un plan de estas características le permite ver mejor cómo hacer encajar el nuevo software a su empresa; de este modo podrá adquirir software de un modo más estratégico.
Consolidar el software
Otra parte importante del plan estratégico de software es hacer una lista de las tecnologías que va a eliminar. La consolidación de software le permite ahorrar mucho más que las cuotas de mantenimiento anuales: mejora la moral de su equipo técnico, ahorra ancho de banda, reduce el área de la superficie de seguridad (es decir, el número de puntos en que se puede hackear el sistema).
Dataline ayuda
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