E-Business zonder MIS? Dat gaat mis!

18 jun 2020

Waarom wordt een webshop best niet gezien als een ‘standalone’-activiteit? Omdat in een ideale situatie de workflow van een webshop helemaal gelijkloopt met die van jouw grafisch bedrijf. Als dat niet zo is, gaan alle efficiëntievoordelen van een web-to-print shop verloren aan tijdrovend dubbel werk, los van het feit dat dit geld kost én fouten kan genereren. En dan gaat het al snel verkeerd!

Waarom is een connectie tussen web-to-print en MIS zo belangrijk?

De relevantie van deze integratie wordt snel duidelijk vanuit het perspectief van het digitale tijdperk waarin we leven. Klanten hebben veel keuze als ze een product kopen, er zijn enkele belangrijke aspecten waarmee ze rekening houden als ze winkelen:

• Efficiënte customer care en loepzuivere levertermijnen: om het vertrouwen van klanten te winnen moet je hun vragen en verzoeken tijdig beantwoorden. Dit kan variëren van een informatieaanvraag tot de modaliteiten van een levering of installatie

• Ken je klant, wees relevant: wanneer ben je relevant? Wel, het is bijvoorbeeld meer dan waarschijnlijk dat je klant niet geïnteresseerd is in een carwrapdeal als die geen wagenpark heeft. Ken dus je klant en stel enkel relevante producten voor

• Een naadloze ervaring voor de klant: wanneer klanten de helpdesk bellen, verwachten die dat je al weet wie ze zijn en welke transacties ze recentelijk met je bedrijf hebben gehad. Dit is alleen mogelijk wanneer alle afdelingen met dezelfde applicatie toegang hebben tot dezelfde gegevens. En waar vind je alle noodzakelijke gegevens? In je MIS-systeem!

Integreren is de boodschap

Veel grafische bedrijven slagen er niet in om het volledig potentieel van hun webshop te realiseren.Een belangrijke reden is ongetwijfeld de integratie ervan in het bestaande MIS-systeem, of het ontbreken van die integratie.

De voordelen zijn nochtans talrijk, zowel aan de klantzijde als aan de business-kant.

• Optimaliseren van de workflow: de bedoeling van een webshop is eerst en vooral om het aantal handelingen te verminderen. De drukorders worden door de klant zelf geplaatst, bevestigd én betaald. De offertes worden online gegenereerd en de drukorders komen automatisch in de productie-workflow terecht. De productiespecificaties (machines, substraten, oplage, afwerking, ...) worden rechtstreeks gevoed aan de workflow, en vertaald naar de verschillende productiestappen: het drukklaar maken van bestanden, doorsturen naar workflows, automatisch plannen

• Klantinformatie: alle informatie van de klant, inclusief leveringsadressen, zijn best volledig in sync met je MIS. Zo zijn je medewerkers altijd 100% up-to-date als er opmerkingen of vragen komen van de klant

• Bestelling opvolgen: als de complete bestelgeschiedenis, inclusief prijs-informatie, terug te vinden is in het MIS-systeem kan je je klant beter ondersteunen bij het aanpassen of verwijderen van een order of bij extra vragen. Door de informatie die het MIS-systeem vanuit de productieomgeving teruggeeft aan de e-business-omgeving, kan de klant zelf de orderstatus opvolgen

• Verzending/levering: de online bestellingen volgen net zoals alle andere bestellingen de volledige flow van planning, productie en logistiek. Dan is het best om daarvoor het MIS-systeem in te zetten, zodat je je online leveringsbeloftes kan waarmaken, en de klant eveneens de leveringsstatus kan volgen met behulp van tracking codes

• Facturen en creditnota’s: informatie over facturen en creditnota’s is altijd accuraat als het in twee richtingen wordt gesynchroniseerd. Zo is het best dat elke annulering in je MIS ook in de webshop-toepassing wordt weerspiegeld. En omgekeerd, natuurlijk

• Winkelkarretje: door gebruik te maken van de browsegeschiedenis van klanten en Google Analytics is het mogelijk om te zien naar welke producten ze kijken. Als er producten aan de winkelwagen worden toegevoegd, wordt deze informatie best dan ook meteen doorgestuurd naar de MIS-applicatie

• Optimaliseren van je business: door de prijzen op de webshop te koppelen aan het calculatiesysteem zijn de prijzen steeds real-time up-to-date

• Efficiënte support: om 100% accurate support te leveren, is het wel zo gemakkelijk dat je niet moet switchen tussen de webshop en je MIS-systeem. Als iedereen vanuit één applicatie kan werken, draagt dat alleen maar bij tot tevredenheid van de klant

• Trouwe klanten: door volledige integratie van webshop en MIS kunnen er kortingen of andere voordelen voor de klant worden opgezet. Zo bouw je een steeds groeiend en trouw klantenbestand op

• Instantpromoties: Instantpromoties kunnen op specifieke tijdstippen worden geactiveerd, en dat op basis van de bestelgeschiedenis of van de totale bestelwaarde in het verleden. De regels hiervoor kunnen gemakkelijk ingesteld worden binnen de MIS-applicatie

• Gepersonaliseerde campagne: Op basis van de browsegeschiedenis van de klant kun je de campagne aanpassen aan het juiste publiek. Als er bijvoorbeeld een korting op een bepaald product is, kan de campagne worden gericht op alle klanten die relevante of gerelateerde producten doorbladeren of in het verleden al besteld hebben.

Conclusie

Een webshop met een goed gedefinieerd en geïntegreerd klantgericht proces helpt grafische bedrijven om (meer) zaken te doen en een trouw klantenbestand op te bouwen. De integratie van de webshop in de MIS zorgt ervoor dat de organisatie goed voorbereid is om te begrijpen wat er in het hoofd van de klant omgaat en om het juiste product op het juiste moment te leveren.

Belangrijk! Een gekoppeld MIS-systeem is de gateway om productiebestanden automatisch te aanvaarden en in de prepress-omgeving te behandelen. Daar hoort ook het eventueel online editen van bestanden bij. Controleren, optimaliseren en een snelle geautomatiseerde afhandeling leiden tot een foutloze en vooral snellere infiltratie van orders naar de productie!

MultiPress MIS-software: de sleutel tot efficiënte e-business voor grafische bedrijven

Dataline is, als marktleider in de grafische industrie met MultiPress, niet alleen de ideale partner voor workflow-automatisering, maar biedt ook een hele reeks mogelijkheden om e-business te ondersteunen of zelf op te zetten. Zo ben je zeker dat de vele voordelen van e-business ook werkelijk vertaald worden in meetbare efficiëntieverbeteringen. Vele offset-, digitaal- en large-formatbedrijven doen met MultiPress vandaag beroep op diverse e-businessmogelijkheden: van eenvoudige B2B-portals tot geavanceerde en innovatieve e-calculatoroplossingen. Alleen al in de Benelux zijn meer dan 200 web-to-printoplossingen van MultiPress actief!

Meer weten? Contacteer Dataline over de veelzijdige e-business mogelijkheden in MultiPress