MultiPress relie de façon transparente la production et l'administration

Coloro est une société relativement récente, créée il y a seulement deux ans, en 2017. Sampsa Lilja a expliqué : "À la fin de 2018, un an après notre création, notre chiffre d'affaires total était d'environ 5 millions d'euros. À la fin de la deuxième année - 2019 - nous avons réussi à atteindre 7 millions d'euros. Au cours de la troisième année, qui s'est effectivement terminée en octobre, nous avons à nouveau généré un revenu de 7 millions d'euros, et cela en tenant compte du fait que nous avons pris beaucoup d'emplois alternatifs au lieu de notre travail habituel pendant la crise du Covid 19. Cette année, nous avons dû procéder à une refonte complète de l'entreprise dans nos trois segments de marché : les expositions, les événements et l'impression pour la vente au détail (matériel POS), car la plupart des travaux relatifs aux expositions et aux événements ont été annulés.

Nous avons immédiatement commencé à développer différents types de vêtements de protection pour les hôpitaux, des masques et des écrans faciaux - pas trop compliqué pour une imprimerie travaillant avec des tables de coupe et une imprimante textile. Cependant, sans la crise Covid, nous aurions fait beaucoup mieux et notre chiffre d'affaires aurait dépassé les 7 millions d'euros, car la société se portait extrêmement bien".

Coloro, un important fournisseur d'impression basé en Finlande (Helsinki et Tampere) et employant environ 50 personnes, est principalement actif dans le domaine du travail en grand format. Sampsa Lilja : "La plupart des travaux concernent l'impression de signes et le grand format, mais nous nous occupons également de l'impression numérique dans des formats plus petits tels que le A4 et le A3, et nous disposons d'une machine de sérigraphie. Mais on peut dire que l'impression grand format est notre activité principale".

Différents équipements

Coloro, travaille pour des clients de différents secteurs tels que la pharmacie, le commerce de détail, l'automobile, offrant une large gamme de produits et utilisant des imprimantes à plat Arizona 6000, des imprimantes roll-to-roll telles que Canon Colorado, Mimaki et Epson, une imprimante textile d.Gen et une machine de sérigraphie 4 couleurs de 1,6 x 2,1 m, d'une longueur de 28 m.

Impressionnant en effet, mais Sampsa Lilja, qui a rejoint la société un an après sa création en tant que directrice du développement commercial, a dû faire face au fait que Coloro n'utilisait aucun système MIS.

Manque de rationalisation

Il a fait un commentaire : "Lorsque j'ai commencé chez Coloro, le trafic de courrier électronique était énorme dans toute l'entreprise. L'organisation était plus ou moins gérée par courrier électronique. Nous utilisions des applications standard de courrier et de bureautique pour gérer l'ensemble de nos opérations : CRM, calcul et estimation, planification, production, stock, logistique et installation. Nous recevions un courrier électronique d'un client, qui était ensuite imprimé, transmis à la production et tout le monde essayait d'en tirer le meilleur parti. Lorsque le courriel suivant nous parvenait d'un client, nous devions souvent nous demander : "Oh, mon Dieu, qu'avons-nous fait pour eux la dernière fois ?

L'avenir, c'est le MultiPress de Dataline

En mars 2019, Sampsa Lilja a été introduit à Dataline. "C'est leur partenaire de distribution, NI Solutions, basé en Suède mais opérant également en Finlande, qui m'a fourni le contact, c'est-à-dire que Markku Rajala nous a présenté Dataline et nous avons rapidement commencé nos discussions sur le MIS".

Les premiers pas de MultiPress

Sampsa Lilja : "J'ai lancé l'évaluation de Coloro en janvier 2019. J'ai travaillé pour HP, Indigo et avant cela Grano, le plus grand fournisseur d'impression en Finlande où j'ai été directeur de production pendant 20 ans. Avec mon expérience, je connais bien les différents systèmes MIS pour l'industrie de l'impression. Auparavant, j'ai dirigé moi-même 3 projets MIS. À mon avis, l'aspect le plus important était que le MultiPress nous permettrait d'atteindre ce que je voulais plus que tout : l'automatisation, tant dans les ventes que dans la production, sur l'ensemble du flux de travail. La première chose à faire est d'automatiser le service à la clientèle, puis de commencer à introduire l'automatisation dans la production, suivie éventuellement par l'automatisation du système de facturation, etc. MultiPress m'a montré qu'elle peut aller encore plus loin".

MultiPress est une réalité

Il a poursuivi : "Analyser votre travail n'est pas une tâche facile, cela prend du temps. Il faut former votre équipe de vente, vos administrateurs et votre personnel de production prépresse et d'impression. Je fais confiance à Dataline MultiPress depuis le début. Ils l'ont manipulée de manière extrêmement professionnelle, ont organisé plusieurs démonstrations et ont répondu à un millier de questions. Au final, les démonstrations nous ont convaincus. Bien sûr, les démonstrations sont censées donner l'impression que tout est facile, mais nous avons eu le sentiment que l'équipe de Dataline savait exactement de quoi elle parlait. Ils nous ont convaincus que leur option dépassait de loin toutes les autres possibilités que nous avions vues auparavant. La plupart des autres logiciels ne sont pas dédiés aux travaux d'arts graphiques et même s'ils le sont, ils ont tendance à ne pas se concentrer sur l'impression grand format, ce qui est assez différent car il faut des fonctionnalités spécifiques".

Laissons les chiffres parler d'eux-mêmes

Dataline : "Avez-vous également essayé le calculateur de ROI que nous fournissons sur notre site web pour savoir comment vous pouvez augmenter vos bénéfices en utilisant MultiPress ?

Sampsa Lilja : "Oui, j'y ai fait référence assez souvent. J'ai utilisé le calculateur de ROI combiné avec ma propre feuille Excel pour essayer une sorte de modélisation pour notre propre situation. C'était très convaincant, mais [il a ri] il faut faire attention aux démos".

Un an après

Sampsa Lilja : "Nous utilisons le système depuis maintenant douze mois, ayant commencé en novembre 2019. Nous sommes maintenant en mesure d'évaluer le système. Entre-temps, MultiPress a introduit d'autres fonctionnalités. J'ai un contact direct, c'est-à-dire un partenariat stratégique avec Dataline. Vous commencez à travailler avec le système via des modules et oui, c'est un processus continu. D'abord, nous avons pu faire un calcul, puis générer un ticket de travail et enfin produire la facture. Entre-temps, vous devez également former votre main-d'œuvre".

Plus d'automatisation

Il a résumé : "Un an après, nous introduisons de plus en plus d'automatisation, avec MultiPress et Enfocus Switch (intégré dans l'environnement MultiPress). Nous étudions également de nouvelles fonctionnalités, mais il faut les aborder et les mettre en œuvre par étapes".

Quelles sont les nouveautés ?

• "Nous prévoyons d'utiliser l'application d'installation, qui permet de suivre l'installation sur place des travaux de grand format. La possibilité d'utiliser son téléphone portable pour le suivi de l'installation est une fonctionnalité impressionnante. Nous avons décidé d'attendre d'avoir acquis les connaissances et l'expérience nécessaires pour la gérer. Un outil intéressant ? Oui, absolument !"
• Cockpit de contrôle, pour vérifier les fichiers prépresse déjà en phase d'administration. "Oui, nous l'utilisons. Nous l'avons introduit il y a 4 mois. Il est basé sur un outil PDF extrêmement puissant. Comment automatiser véritablement votre service client. Tout le monde peut prendre un fichier, le vérifier, le réparer et l'imposer. C'est un excellent outil".
• Convertisseur de campagne : Sampsa Lilja : "Oui, je connais bien. Les commentaires de nos clients sont les suivants : nous n'avons pas un seul produit, mais plusieurs commandes en un seul travail. En ce sens, Campaign converter est en fait un outil de base, pas seulement agréable à avoir, mais nécessaire".
• Un contrôle à 100% ? Sampsa Lilja : "L'automatisation commence par le service client, mais vous devez impliquer vos clients dans le système. Il ne répond pas tout à fait à nos besoins pour le moment, nous mettons en place différentes vitrines. Nous avons besoin d'encore plus de fonctionnalités, connectées à MultiPress via une API. "s."

Sampsa Lilja est convaincue que cette dernière va devenir extrêmement importante à l'avenir dans l'industrie des arts graphiques. "Le système doit être similaire à celui utilisé par Amazon par exemple : la commande en un clic. Cependant, je suis convaincue que cela est actuellement impossible à réaliser dans notre industrie des arts graphiques. Ce qui est intéressant, c'est que Dataline peut le faire. Nous traitons plus de 1 000 commandes par mois, ce qui implique une énorme quantité de données. Toutes ces données sont incluses dans le PDF et ne sont accessibles qu'en un seul clic. Notre SIG sera alors également une plateforme pour notre entreprise, intégrant différents types de canaux de vente, comme les boutiques en ligne, s'intégrant directement avec les clients et un canal b-to-b".

• Qu'en est-il de l'application Dashboard ? Sampsa Lilja : "Dashboard est quelque chose dont nous avons vraiment besoin. Nous utilisons actuellement un autre outil, qui n'est pas intégré dans le système. Il est préférable de l'avoir dans le système MultiPress afin de pouvoir générer différents rapports et tableaux de bord. Dans l'environnement commercial actuel, vous devez vraiment être capable de visualiser les données".

Il a poursuivi : "Les personnes de l'entreprise qui voudraient travailler avec ce type d'option auraient une vision beaucoup plus claire de ce qui se passe, notamment dans les ventes et la production.

La formation est la clé

Sampsa Lilja : "Nous avons affaire à beaucoup d'employés. Même si nous avons mis en place une formation approfondie, nous avons dû la doubler. Certains apprennent vite, d'autres ont besoin qu'on leur dise trois ou quatre fois. C'est bien sûr compliqué quand on veut automatiser toute l'organisation de son entreprise. Cela va sans dire".

Dans quelle mesure le MultiPress est-il difficile ou facile dans ce cas ? "Cela peut être vraiment facile si vous êtes capable de travailler avec les assistants. Il y a tellement de façons de construire vos commandes. Mais la plupart de nos collaborateurs apprécient le système. Ils reconnaissent les résultats en termes de simplification de leur travail".

Quelles économies peut-on réaliser ?

Certains chiffres indiquent que nous économisons 750 euros/mois par personne. Mais c'est difficile à mesurer. Cependant, sans le système, nous rencontrerions de nombreux problèmes. Nous ne pouvons plus nous en passer aujourd'hui".