MultiPress verbindet nahtlos Produktion und Verwaltung

Coloro ist ein relativ neues Unternehmen, das erst vor zwei Jahren, 2017, gegründet wurde. Sampsa Lilja erklärt: "Ende 2018, ein Jahr nachdem wir angefangen haben, lag unser Gesamtumsatz bei etwa 5 Millionen Euro. Bis zum Ende des zweiten Jahres - 2019 - konnten wir 7 Millionen Euro erreichen. Im dritten Jahr, das eigentlich im Oktober dieses Jahres endete, haben wir wieder einen Umsatz von 7 Millionen Euro erwirtschaftet, und zwar unter Berücksichtigung der Tatsache, dass wir während der Covid 19-Krise eine Menge alternativer Aufträge anstelle unserer regulären Arbeit angenommen haben. In diesem Jahr mussten wir das Geschäft in unseren drei Marktsegmenten Ausstellungen, Veranstaltungen und Druck für den Einzelhandel (POS-Material) komplett umstellen, da die meisten Arbeiten im Bereich Ausstellungen und Veranstaltungen gestrichen wurden.

Wir begannen sofort mit der Entwicklung verschiedener Arten von Schutzkleidung für Krankenhäuser, Gesichtsmasken und Gesichtsschilden - nicht allzu kompliziert für eine Druckerei, die mit Schneidetischen und einem Textildrucker arbeitet. Aber wenn die Covid-Krise nicht gewesen wäre, hätten wir viel besser abgeschnitten und unser Umsatz hätte die 7-Millionen-Euro-Marke überschritten, denn dem Unternehmen ging es sehr gut."

Coloro, ein großer Druckdienstleister mit Sitz in Finnland (Helsinki und Tampere) und ca. 50 Mitarbeitern, ist hauptsächlich im Großformatbereich tätig. Sampsa Lilja: "Der größte Teil der Arbeit betrifft den Schilder- und Großformatdruck, aber wir bearbeiten auch Digitaldrucke in kleineren Formaten wie A4 und A3, und wir haben eine Siebdruckmaschine. Aber man kann sagen, dass der Großformatdruck unser Kerngeschäft ist."

Unterschiedliche Ausstattung

Coloro, das für Kunden aus verschiedenen Branchen wie Pharma, Einzelhandel und Automobil arbeitet, bietet eine breite Produktpalette an und verwendet Arizona-Flachbettdrucker 6000, Rolle-zu-Rolle-Drucker wie Canon Colorado, Mimaki und Epson, einen d.Gen-Textildrucker und eine 1,6 x 2,1 m große, 28 m lange 4-Farben-Siebdruckmaschine.

Beeindruckend in der Tat, aber Sampsa Lilja, die ein Jahr nach der Gründung als Director of Business Development in das Unternehmen eintrat, musste sich mit der Tatsache auseinandersetzen, dass Coloro keine Art von MIS-System einsetzte.

Mangelnde Rationalisierung

Er kommentierte: "Als ich bei Coloro anfing, war die Menge des E-Mail-Verkehrs im Unternehmen enorm. Die Organisation wurde mehr oder weniger per E-Mail verwaltet. Wir nutzten Standard-Mail- und Büroanwendungen, um unsere gesamten Abläufe zu steuern: CRM, Kalkulation und Kostenvoranschlag, Planung, Produktion, Lager, Logistik und Montage. Wir bekamen eine E-Mail von einem Kunden, die wurde dann ausgedruckt, an die Produktion weitergeleitet und jeder versuchte, das Beste daraus zu machen. Wenn die nächste E-Mail von einem Kunden eintrifft, mussten wir uns oft fragen: 'Oh je, was haben wir beim letzten Mal für sie getan?'"

Die Zukunft ist die MultiPress von Dataline

Im März 2019 wurde Sampsa Lilja mit Dataline bekannt gemacht. "Es war deren Channel-Partner NI Solutions, der in Schweden ansässig ist, aber auch in Finnland tätig ist, der mir den Kontakt vermittelte, d. h. Markku Rajala stellte uns Dataline vor und wir begannen bald unsere MIS-Gespräche."

MultiPress erste Schritte

Sampsa Lilja: "Ich habe die Evaluation von Coloro im Januar 2019 begonnen. Ich habe für HP, Indigo und davor für Grano, den größten Druckdienstleister in Finnland, gearbeitet, wo ich 20 Jahre lang Produktionsleiter war. Mit meinem Hintergrund bin ich sehr vertraut mit mehreren, unterschiedlichen MIS-Systemen für die Druckindustrie. Ich habe früher selbst 3 MIS-Projekte geleitet. Für mich war der wichtigste Aspekt, dass wir mit MultiPress das erreichen können, was ich am meisten wollte: Automatisierung, sowohl im Vertrieb als auch in der Produktion, über den gesamten Workflow hinweg. Als erstes muss man den Kundenservice automatisieren, dann kann man damit beginnen, die Automatisierung in der Produktion einzuführen, eventuell gefolgt von der Automatisierung des Fakturierungssystems, usw. MultiPress hat mir gezeigt, dass es noch weiter gehen kann."

MultiPress ist real

Er fuhr fort: "Die Analyse Ihrer Arbeit ist keine leichte Aufgabe, sie braucht Zeit. Sie erfordert die Schulung Ihres Verkaufsteams, Ihrer Administratoren und Ihrer Mitarbeiter in der Druckvorstufe und Druckproduktion. Ich habe von Anfang an mein Vertrauen in Dataline MultiPress gesetzt. Sie gingen äußerst professionell damit um, organisierten mehrere Vorführungen und beantworteten tausend Fragen. Am Ende haben uns die Demos überzeugt. Natürlich sollen die Demonstrationen es einfach aussehen lassen, aber wir hatten das Gefühl, dass die Dataline-Crew genau wusste, wovon sie sprach. Sie überzeugten uns, dass ihre Option alle anderen Möglichkeiten, die wir bisher gesehen hatten, bei weitem übertraf. Die meiste andere Software ist nicht auf die Arbeit im grafischen Bereich ausgerichtet, und selbst wenn, dann eher nicht auf den Großformatdruck, der ganz anders ist, weil man spezielle Funktionen braucht."

Lassen Sie die Zahlen für sich sprechen

Dataline: "Haben Sie auch den ROI-Rechner ausprobiert, den wir auf unserer Website anbieten, um herauszufinden, wie Sie Ihren Gewinn durch den Einsatz von MultiPress steigern können?"

Sampsa Lilja: "Ja, ich habe ihn ziemlich oft zu Rate gezogen. Ich habe den ROI-Rechner in Kombination mit meiner eigenen Excel-Tabelle benutzt, um eine Art Modellierung für unsere eigene Situation zu versuchen. Es war sehr überzeugend, aber [er lachte] man muss mit Demos vorsichtig sein."

Ein Jahr später

Sampsa Lilja: "Wir haben das System jetzt seit zwölf Monaten im Einsatz, nachdem wir im November 2019 damit begonnen haben. Wir sind nun in der Lage, das System zu evaluieren. Inzwischen hat MultiPress weitere Funktionen eingeführt. Ich habe einen direkten Kontakt, d.h. eine strategische Partnerschaft mit Dataline. Man fängt an, mit dem System über Module zu arbeiten und ja, es ist ein fortlaufender Prozess. Zuerst konnten wir eine Kalkulation durchführen, dann ein Jobticket generieren und schließlich die Rechnung erstellen. In der Zwischenzeit muss man auch seine Mitarbeiter schulen."

Mehr Automatisierung

Er fasst zusammen: "Nach einem Jahr führen wir mehr und mehr Automatisierung ein, mit MultiPress und Enfocus Switch (integriert in die MultiPress-Umgebung). Wir denken auch über neue Funktionen nach, aber das muss schrittweise angegangen und umgesetzt werden."

Was sind die neuen Funktionen?

• "Wir planen den Einsatz der Installations-App, die es ermöglicht, die Installation von großformatigen Aufträgen vor Ort zu verfolgen. Die Möglichkeit, das Mobiltelefon für die Installationsverfolgung zu nutzen, ist eine beeindruckende Funktion. Wir haben uns entschieden zu warten, bis wir entsprechende Kenntnisse und Erfahrungen gesammelt haben, um damit umzugehen. Ein interessantes Werkzeug? Ja, absolut!"
• Control Cockpit, um Vorstufendateien bereits in der Administrationsphase zu prüfen. "Ja, wir verwenden es. Wir haben es vor 4 Monaten eingeführt. Es basiert auf einem extrem leistungsfähigen PDF-Tool. So können Sie Ihren Kundenservice wirklich automatisieren. Jeder kann eine Datei nehmen, sie prüfen, reparieren und ausschießen. Es ist ein hervorragendes Werkzeug."
• Kampagnenkonverter: Sampsa Lilja: "Ja, ich bin damit vertraut. Mein Feedback von unseren Kunden ist: Wir haben nicht nur ein Produkt, sondern mehrere Aufträge in einem Job. In diesem Sinne ist der Kampagnenkonverter in der Tat ein Basiswerkzeug, nicht nur nice to have, sondern notwendig."
• 100% Kontrolle? Sampsa Lilja: "Automatisierung fängt beim Kundenservice an, aber man muss die Kunden in das System einbinden. Im Moment erfüllt es nicht ganz unsere Bedürfnisse, wir implementieren verschiedene Storefronts. Wir brauchen noch mehr Funktionen, die über eine API mit MultiPress verbunden sind."

Sampsa Lilja ist davon überzeugt, dass letzteres in der grafischen Industrie in Zukunft extrem wichtig werden wird. "Das System muss ähnlich sein wie das von Amazon zum Beispiel: Bestellung mit einem Klick. Ich bin jedoch überzeugt, dass dies in unserer grafischen Industrie derzeit nicht möglich ist. Interessant ist, dass Dataline es kann. Wir wickeln über 1.000 Bestellungen pro Monat ab, was eine riesige Menge an Daten bedeutet. All diese Daten sind in dem PDF enthalten und nur einen Klick entfernt. Unser MIS wird dann auch eine Plattform für unser Geschäft sein, die verschiedene Arten von Verkaufskanälen integriert, ähnlich wie Webshops, die direkt mit den Kunden und einem B-to-B-Kanal zusammenarbeiten."

• Was ist mit der Dashboard-Anwendung? Sampsa Lilja: "Dashboard ist etwas, das wir wirklich brauchen. Wir verwenden derzeit ein anderes Tool, das nicht in das System integriert ist. Es ist besser, es im MultiPress-System zu haben, damit man verschiedene Berichte und Dashboards erstellen kann. In der heutigen Geschäftsumgebung muss man wirklich in der Lage sein, Daten zu visualisieren."

Er fuhr fort: "Die Menschen im Unternehmen, die mit einer solchen Option arbeiten möchten, hätten einen viel klareren Blick auf das, was vor sich geht, insbesondere im Vertrieb und in der Produktion."

Schulung ist der Schlüssel

Sampsa Lilja: "Wir haben mit sehr vielen Mitarbeitern zu tun. Obwohl wir umfangreiche Schulungen eingeführt haben, mussten wir sie verdoppeln. Manche lernen schnell, anderen muss man es drei- oder viermal erklären. Es ist natürlich kompliziert, wenn man die gesamte Organisation des Unternehmens automatisieren will. Das versteht sich von selbst."

Wie schwierig oder einfach ist MultiPress in diesem Fall? "Es kann wirklich einfach sein, wenn man in der Lage ist, mit den Assistenten zu arbeiten. Es gibt so viele Möglichkeiten, wie man seine Aufträge aufbaut. Die meisten unserer Mitarbeiter mögen das System jedoch. Sie erkennen, dass es ihnen die Arbeit sehr erleichtert."

Welche Art von Einsparungen können erzielt werden?

Einige Zahlen besagen, dass wir pro Person 750 Euro/Monat einsparen. Das ist allerdings schwer zu messen. Aber ohne das System würden wir auf viele Probleme stoßen. Wir können heute nicht mehr ohne es auskommen."