MultiPress conecta a la perfección la producción y la administración

Coloro es una empresa relativamente nueva, creada hace solo dos años, en 2017. Sampsa Lilja explicó: "A finales de 2018, un año después de empezar, nuestros ingresos totales eran de aproximadamente 5 millones de euros. Al final del segundo año -2019- conseguimos alcanzar los 7 millones de euros. Durante el tercer año, que de hecho terminó este mes de octubre, volvimos a generar unos ingresos de 7 millones de euros, y eso teniendo en cuenta que asumimos muchos trabajos alternativos en lugar de nuestro trabajo habitual durante la crisis de Covid 19. Este año, tuvimos que dar un giro completo al negocio en nuestros tres segmentos de mercado: exposiciones, eventos e impresión para el comercio minorista (material de punto de venta), ya que la mayoría de los trabajos de exposiciones y eventos se cancelaron.

Inmediatamente empezamos a desarrollar diferentes tipos de ropa de protección para hospitales, mascarillas y protectores faciales, algo no demasiado complicado para una empresa de impresión que trabaja con mesas de corte y una impresora textil. Sin embargo, si no fuera por la crisis de Covid, nos habría ido mucho mejor y nuestros ingresos habrían superado los 7 millones de euros, porque la empresa iba muy bien".

Coloro, un importante proveedor de servicios de impresión con sede en Finlandia (Helsinki y Tampere) y que cuenta con unos 50 empleados, se dedica principalmente a trabajos de gran formato. Sampsa Lilja: "La mayor parte del trabajo se refiere a la impresión de rótulos y de gran formato, pero también nos ocupamos de la impresión digital en formatos más pequeños, como A4 y A3, y tenemos una máquina de serigrafía. Pero podría decirse que la impresión de gran formato es nuestra actividad principal".

Diferentes equipos

Coloro, que trabaja para clientes de diferentes sectores como el farmacéutico, el minorista o el automovilístico, ofrece una amplia gama de productos y utiliza impresoras planas Arizona 6000, impresoras de rollo a rollo como Canon Colorado, Mimaki y Epson, una impresora textil d.Gen y una máquina de serigrafía de 4 colores de 1,6 x 2,1 m y 28 m de longitud.

Impresionante, sin duda, pero Sampsa Lilja, que se incorporó a la empresa un año después de su fundación como Director de Desarrollo Comercial, tuvo que enfrentarse al hecho de que Coloro no empleaba ningún tipo de sistema MIS.

Falta de racionalización

Comentó: "Cuando empecé en Coloro, la cantidad de tráfico de correo electrónico en toda la empresa era enorme. La organización se gestionaba más o menos por correo electrónico. Utilizábamos el correo estándar y las aplicaciones ofimáticas para llevar a cabo nuestras operaciones generales: CRM, cálculo y estimación, planificación, producción, stock, logística e instalación. Recibíamos un correo electrónico de un cliente, que se imprimía, se reenviaba a producción y todo el mundo intentaba sacarle partido. Cuando llega el siguiente correo electrónico de un cliente, a menudo tenemos que preguntarnos: 'Vaya, ¿qué hicimos por ellos la última vez?".

El futuro es la MultiPress de Dataline

En marzo de 2019, Sampsa Lilja conoció Dataline. "Fue su socio de canal, NI Solutions, con sede en Suecia pero que también opera en Finlandia, quien me proporcionó el contacto, es decir, Markku Rajala nos presentó a Dataline y pronto comenzamos nuestras conversaciones sobre el MIS."

Primeros pasos de MultiPress

Sampsa Lilja: "Inicié la evaluación de Coloro en enero de 2019. He trabajado para HP, Indigo y, antes de eso, para Grano, el mayor proveedor de impresión de Finlandia, donde fui director de producción durante 20 años. Con mi experiencia estoy muy familiarizado con múltiples y diferentes sistemas MIS para la industria de la impresión. Anteriormente dirigí yo mismo 3 proyectos MIS. En mi opinión, el aspecto más importante era que MultiPress nos permitiera conseguir lo que yo quería por encima de todo: la automatización, tanto en ventas como en producción, de todo el flujo de trabajo. Lo primero que hay que hacer es automatizar el servicio de atención al cliente y, a continuación, se puede empezar a introducir la automatización en la producción, seguida eventualmente de la automatización del sistema de facturación, etc. MultiPress me demostró que se puede ir aún más lejos".

MultiPress es real

Y continuó: "Analizar tu trabajo no es un trabajo fácil, lleva tiempo. Implica formar a tu equipo de ventas, a tus administradores y a tu personal de preimpresión y producción de impresión. Confié en Dataline MultiPress desde el principio. Lo gestionaron de forma extremadamente profesional, organizaron varias demostraciones y respondieron a mil preguntas. Al final, las demostraciones nos convencieron. Por supuesto, las demostraciones están pensadas para que parezcan fáciles, pero nos pareció que el equipo de Dataline sabía exactamente de lo que hablaba. Nos convencieron de que su opción superaba con creces cualquier otra posibilidad que hubiéramos visto antes. La mayoría de los demás programas no se dedican a trabajos de artes gráficas y, aunque lo hagan, no suelen centrarse en la impresión de gran formato, que es muy diferente porque se necesitan funciones específicas".

Dejemos que las cifras hablen por sí solas

Dataline : "¿Ha probado también la calculadora de retorno de la inversión que ofrecemos en nuestra página web para saber cómo puede aumentar sus beneficios utilizando MultiPress?"

Sampsa Lilja: "Sí, la consulté con bastante frecuencia. Utilicé la calculadora de retorno de la inversión combinada con mi propia hoja de Excel para intentar hacer algún tipo de modelo para nuestra propia situación. Fue muy convincente, pero [se rió] hay que tener cuidado con las demostraciones".

Un año después

Sampsa Lilja: "Llevamos ya doce meses utilizando el sistema, que empezó a funcionar en noviembre de 2019. Ahora podemos evaluar el sistema. Mientras tanto, MultiPress ha introducido más funciones. Tengo un contacto directo, es decir, una asociación estratégica con Dataline. Se empieza a trabajar con el sistema a través de módulos y sí, es un proceso continuo. Primero, podemos hacer un cálculo, luego generar una ficha de trabajo y, finalmente, producir la factura. Mientras tanto, también hay que formar a los trabajadores".

Más automatización

Resumió: "Un año después estamos introduciendo cada vez más automatización, con MultiPress y Enfocus Switch (integrado en el entorno de MultiPress). También estamos estudiando nuevas funciones, pero hay que abordarlas e implementarlas por etapas."

¿Cuáles son las nuevas características?

• "Tenemos previsto utilizar la aplicación de instalación, que permite hacer un seguimiento de la instalación in situ de los trabajos de gran formato. Poder utilizar el teléfono móvil para el seguimiento de la instalación es una función impresionante. Decidimos esperar a tener los conocimientos y la experiencia adecuados para manejarla". ¿Una herramienta interesante? Sí, absolutamente".
• Control Cockpit, para comprobar los archivos de preimpresión ya en la fase de administración. "Sí, lo estamos utilizando. La introdujimos hace 4 meses. Se basa en una herramienta PDF muy potente. Es una forma de automatizar realmente el servicio al cliente. Cualquiera puede coger un archivo, comprobarlo, repararlo e imponerlo. Es una herramienta excelente".
• Convertidor de campañas: Sampsa Lilja: "Sí, estoy familiarizado con él. La respuesta de nuestros clientes es: no tenemos un solo producto, sino varios pedidos en un solo trabajo. En ese sentido, Campaign converter es, de hecho, una herramienta básica, no sólo agradable de tener, sino necesaria".
• ¿Control al 100%? Sampsa Lilja: "La automatización comienza con el servicio al cliente, pero hay que conseguir que los clientes participen en el sistema. Por el momento no satisface del todo nuestras necesidades, estamos implementando diferentes frentes de tienda. Necesitamos aún más funciones, conectadas con MultiPress a través de una API".

Sampsa Lilja está convencido de que esto último será muy importante en el futuro en la industria de las artes gráficas. "El sistema tiene que ser similar al que utiliza Amazon, por ejemplo: pedidos con un solo clic. Sin embargo, estoy convencido de que esto es actualmente imposible de conseguir en nuestra industria de las artes gráficas. Lo interesante es que Dataline puede hacerlo. Gestionamos más de 1.000 pedidos al mes, lo que implica una enorme cantidad de datos. Todos estos datos están incluidos en el PDF y están a un solo clic. Nuestro MIS será entonces también una plataforma para nuestro negocio, integrando diferentes tipos de canales de venta, similares a las tiendas web, integrándose directamente con los clientes y un canal b-to-b".

• ¿Y la aplicación Dashboard? Sampsa Lilja: "El cuadro de mandos es algo que realmente necesitamos. Actualmente utilizamos otra herramienta, que no está integrada en el sistema. Es mejor tenerla en el sistema MultiPress para poder generar diferentes informes y cuadros de mando. En el entorno empresarial actual es realmente necesario poder visualizar los datos".

Y continuó: "Las personas de la empresa que quisieran trabajar con este tipo de opción tendrían una visión mucho más clara de lo que ocurre, sobre todo en ventas y producción".

La formación es la clave

Sampsa Lilja: "Trabajamos con muchos empleados. Aunque hemos introducido una amplia formación, hemos tenido que duplicarla. Algunos aprenden rápido, otros necesitan que se les explique tres o cuatro veces. Es complicado, por supuesto, cuando se pretende automatizar toda la organización de la empresa. No hace falta decirlo".

¿Cómo de difícil o fácil es MultiPress en este caso? "Puede ser realmente fácil si eres capaz de trabajar con los asistentes. Hay muchas maneras de construir tus pedidos. Sin embargo, a la mayoría de nuestros empleados les gusta el sistema. Reconocen los resultados en términos de facilitar su trabajo".

¿Qué tipo de ahorro se puede conseguir?

Algunas cifras dicen que ahorramos 750 euros al mes por persona. Pero es difícil de medir. Sin embargo, sin el sistema tendríamos muchos problemas. Hoy en día no podemos prescindir de él".