MultiPress sluit productie en administratie naadloos op elkaar aan

Coloro is een relatief nieuw bedrijf, pas opgericht in 2017. Sampsa Lilja, Business Development Director, legt uit: "Eind 2018, een jaar nadat we van start zijn gegaan, bedroegen onze totale inkomsten ongeveer 5 miljoen euro. Tegen het einde van het tweede jaar - 2019 - slaagden we erin om 7 miljoen euro te realiseren. Tijdens het derde jaar, dat eigenlijk in oktober van dit jaar eindigde, hebben we opnieuw een omzet van 7 miljoen euro gegenereerd, en dat is rekening houdend met het feit dat we tijdens de Covid 19-crisis heel wat alternatieve opdrachten hebben aangenomen in plaats van ons reguliere werk. Dit jaar moesten we het bedrijf een complete make-over geven in onze drie marktsegmenten: tentoonstellingen, evenementen en drukwerk voor de detailhandel (POS-materiaal), omdat het grootste deel van het tentoonstellings- en evenementenwerk werd geannuleerd.

We zijn onmiddellijk begonnen met de ontwikkeling van verschillende soorten beschermende kleding voor ziekenhuizen, gelaatsmaskers en gelaatsschermen - niet al te ingewikkeld voor een drukkerij die werkt met snijtafels en een textielprinter. Maar als de Covid-crisis er niet was geweest, zouden we het veel beter hebben gedaan en zou onze omzet meer dan 7 miljoen euro hebben bedragen, want het ging buitengewoon goed met het bedrijf."

Coloro, een in Finland (Helsinki en Tampere) gevestigde dienstverlener op het gebied van groot formaat drukwerk met ongeveer 50 werknemers, is vooral actief in de grootformaatsector. Sampsa Lilja: "Het meeste werk heeft te maken met sign en grootformaat drukwerk, maar we doen ook aan digitaal drukwerk in kleinere formaten zoals A4 en A3, en we hebben een zeefdrukmachine. Maar je zou kunnen zeggen dat grootformaat printen onze core business is."

Verschillende apparatuur

Coloro werkt voor klanten in verschillende sectoren zoals de farmaceutische industrie, de detailhandel en de auto-industrie. Het bedrijf biedt een breed scala aan producten en maakt gebruik van Arizona flatbed 6000-printers, roll-to-roll printers zoals Canon Colorado, Mimaki en Epson, een d.Gen-textielprinter en een 1,6 x 2,1 m, 28 m lange 4-kleuren zeefdrukmachine.

Indrukwekkend inderdaad, maar Sampsa Lilja, die een jaar na de oprichting bij het bedrijf kwam als directeur bedrijfsontwikkeling, had te maken met het feit dat Coloro geen enkel MIS-systeem gebruikte.

Gebrek aan stroomlijning

Hij merkt op: "Toen ik bij Coloro begon, was de hoeveelheid e-mailverkeer in het hele bedrijf enorm. De organisatie werd min of meer beheerd via e-mail. We gebruikten standaard mail- en kantoortoepassingen om onze algemene activiteiten uit te voeren: CRM, calculatie & estimatie, planning, productie, voorraad, logistiek en installatie. We kregen een e-mail van een klant, die werd dan geprint, doorgestuurd naar productie en iedereen probeerde er het beste van te maken. Als de volgende e-mail van een klant binnenkwam, moesten we ons vaak afvragen: 'O jee, wat hebben we de vorige keer voor ze gedaan?'"

De toekomst is MultiPress van Dataline

In maart 2019 maakte Sampsa Lilja kennis met Dataline. "Het was hun Channel partner, NI Solutions, gevestigd in Zweden maar ook actief in Finland, die mij het contact verschafte, namelijk Markku Rajala die ons introduceerde bij Dataline en we begonnen al snel onze MIS-gesprekken."

De eerste stappen van MultiPress

Sampsa Lilja: "Ik ben in januari 2019 begonnen met de evaluatie van Coloro. Ik heb gewerkt voor HP, Indigo en daarvoor Grano, de grootste Printprovider in Finland waar ik 20 jaar lang Productiemanager was. Met mijn achtergrond ben ik zeer vertrouwd met meerdere, verschillende MIS-systemen voor de grafische industrie. Ik heb vroeger zelf 3 MIS-projecten geleid. Voor mij was het belangrijkste aspect dat MultiPress ons in staat zou stellen te bereiken wat ik het allerliefste wilde: automatisering, zowel in de verkoop als in de productie, over de hele workflow. Het eerste wat je moet doen is je klantendienst automatiseren en dan kun je beginnen met automatisering in de productie, uiteindelijk gevolgd door automatisering van het facturatiesysteem, enz. MultiPress heeft me laten zien dat het nog verder kan gaan."

MultiPress is echt

Hij vervolgt: "Het analyseren van je werk is geen gemakkelijke klus, het kost tijd. Je moet je verkoopteam, je beheerders en je prepress- en printproductiemedewerkers opleiden. Ik heb van meet af aan mijn vertrouwen gesteld in Dataline MultiPress. Ze hebben het op een uiterst professionele manier aangepakt, verschillende demonstraties georganiseerd en duizend vragen beantwoord. Uiteindelijk hebben de demo's ons overtuigd. Natuurlijk zijn demonstraties bedoeld om het gemakkelijk te laten lijken, maar wij hadden het gevoel dat de crew van Dataline precies wist waar ze het over hadden. Ze overtuigden ons ervan dat hun optie alle andere mogelijkheden die we tot dan toe hadden gezien, ver overtrof. De meeste andere software is niet toegespitst op grafisch werk en zelfs als dat wel het geval is, richt het zich meestal niet op grootformaat printen, wat heel anders is omdat je specifieke functies nodig hebt."

Laat de cijfers voor zich spreken

Dataline : "Hebt u ook de ROI-calculator geprobeerd die we op onze website ter beschikking stellen om na te gaan hoe u uw winst kunt verhogen door MultiPress te gebruiken?"

Sampsa Lilja: "Ja, ik heb er vaak naar verwezen. Ik heb de ROI-calculator gebruikt in combinatie met mijn eigen Excel-sheet om te proberen een soort model te maken voor onze eigen situatie. Het was heel overtuigend, maar [hij lachte] je moet voorzichtig zijn met demo's."

Een jaar later

Sampsa Lilja: "We gebruiken het systeem nu twaalf maanden, nadat we in november 2019 zijn begonnen. We zijn nu in staat om het systeem te evalueren. Inmiddels heeft MultiPress meer functionaliteiten geïntroduceerd. Ik heb een direct contact, dat wil zeggen een strategisch partnership met Dataline. Je begint met het systeem te werken via modules en ja, dat is een continu proces. Eerst konden we een berekening maken, dan een jobticket genereren en uiteindelijk de factuur maken. Ondertussen moet je ook je medewerkers opleiden."

Meer automatisering

Hij vatte samen: "Een jaar na dato zijn we steeds meer aan het automatiseren, met MultiPress en Enfocus Switch (geïntegreerd in de MultiPress-omgeving). We kijken ook naar nieuwe functies, maar dit moet stapsgewijs worden aangepakt en geïmplementeerd."

Wat zijn de nieuwe functies?

• "We zijn van plan om de Installatie App te gebruiken, die het mogelijk maakt om de installatie op locatie van grootformaat opdrachten op te volgen. De mogelijkheid om je mobiele telefoon te gebruiken voor de installatieopvolging is een indrukwekkende functie. We besloten te wachten tot we de nodige kennis en ervaring hadden opgedaan om ermee om te gaan. Interessante tool? Ja, absoluut!"
• Control Cockpit, om prepress-bestanden al in de beheerfase te controleren. "Ja, we gebruiken het. We hebben het 4 maanden geleden geïntroduceerd. Het is gebaseerd op een uiterst krachtige PDF-tool. Zo kun je je klantenservice echt automatiseren. Iedereen kan een bestand nemen, het controleren, het repareren en het opleggen. Het is een uitstekende tool."
• Campagneconverter: Sampsa Lilja: "Ja, ik ben ermee vertrouwd. Mijn feedback van onze klanten is: we hebben niet één product, maar meerdere orders in één opdracht. In die zin is Campaign converter eigenlijk een basistool, niet alleen nice to have, maar noodzakelijk."
• 100% controle? Sampsa Lilja: "Automatisering begint bij customer service, maar je moet je klanten wel bij het systeem betrekken. Het voldoet op dit moment nog niet helemaal aan onze behoeften, we zijn verschillende store fronts aan het implementeren. We hebben nog meer functies nodig, verbonden met MultiPress via een API. "s."

Sampsa Lilja is ervan overtuigd dat dit laatste in de toekomst van groot belang zal worden in de grafische industrie. "Het systeem moet vergelijkbaar zijn met dat van bijvoorbeeld Amazon: bestellen met één klik. Ik ben er echter van overtuigd dat dit momenteel niet haalbaar is in onze grafische industrie. Interessant is dat Dataline het wel kan. Wij verwerken meer dan 1.000 orders per maand, wat een enorme hoeveelheid data met zich meebrengt. Al die gegevens staan in de PDF en zijn slechts één klik verwijderd. Ons MIS wordt dan ook een platform voor onze business, waarbij we verschillende soorten verkoopkanalen integreren, vergelijkbaar met webshops, waarbij we direct met klanten integreren en een b-to-b kanaal."

• Hoe zit het met de Dashboard-applicatie? Sampsa Lilja: "Dashboard is iets wat we echt nodig hebben. We gebruiken nu een andere tool, die niet in het systeem is geïntegreerd. Het is beter om het in het MultiPress-systeem te hebben, zodat je verschillende rapporten en dashboards kunt genereren. In de huidige zakelijke omgeving moet je gegevens echt kunnen visualiseren."

Hij vervolgt: "Mensen in het bedrijf die met een dergelijke optie zouden willen werken, zouden een veel duidelijker beeld krijgen van wat er gaande is, met name in verkoop en productie."

Opleiding is de sleutel

Sampsa Lilja: "We hebben te maken met veel werknemers. Ook al hebben we een uitgebreide training ingevoerd, we moesten die nog steeds verdubbelen. Sommigen leren snel, anderen moet je drie of vier keer iets leren. Het is natuurlijk ingewikkeld als je de hele organisatie van je bedrijf wilt automatiseren. Dat spreekt voor zich."

Hoe moeilijk of makkelijk is MultiPress in dit geval? "Het kan heel makkelijk zijn als je in staat bent om met de wizards te werken. Er zijn zoveel manieren om je orders op te bouwen. De meeste van onze medewerkers vinden het systeem echter prettig. Ze herkennen de resultaten in de zin dat hun werk veel makkelijker wordt."

Wat voor besparingen zijn er te behalen?

Sommige cijfers zeggen dat we 750 euro/maand per persoon besparen. Het is echter moeilijk te meten. Maar zonder het systeem zouden we op veel problemen stuiten. We kunnen tegenwoordig niet meer zonder."