Drastic : MultiPress past ook textieldrukkers als gegoten
Dat Dataline Solutions, als marktleider van business software voor drukkerijen, geen onbekende mag en kan zijn, staat buiten kijf. Maar MultiPress Business Software is niet alleen uitermate geschikt voor de 'klassieke' offset- en digitale drukkerijen. Ook de backoffice van textieldrukkerijen - denk daarbij aan zeefdruk, folie- en tampondruk - kunnen zonder enig probleem voordeel halen uit de automatisatie van de administratieve workflow.
In het geval van Drastic uit Ham, actief in de event sector en bekend voor straffe visual marketing, was er vooral nood aan betere organisatie en planning (workflow ‘order-factuur'). Maar ook overzichtelijk klantenbeheer was een must. Werk aan de winkel, dus...
Zuchten, kreunen en steunen
Wat een verbazend fenomeen blijft, is het aantal drukkerijen en dus uiteraard ook werknemers die blijven zuchten, kreunen en steunen onder het Microsoft-juk. En daarmee wordt vooral Microsoft Office bedoeld. Er zijn nog tal van backoffices die Excel, Word en aanverwanten gebruiken voor doelen waar de programma's in kwestie helemaal niet voor gemaakt zijn. Word is een tekstverwerker voor persoonlijke brieven, curriculum vitae, boodschappenlijstjes, eenvoudige tekstjes en dergelijke. Excel voorziet rekenbladen voor het bijhouden van eenvoudige administratie, meterstanden, maar ook bijvoorbeeld gewichtsverlies- of hardloopschema's. Beide programma's zijn derhalve NIET geschikt voor: opmaak facturen, orderplanning, klantenopvolging, (na)calculatie, stockbeheer,... Alle voorgaande items kunnen natuurlijk wel op die manier worden aangepakt maar leiden onvermijdelijk tot een hoop documenten met niet uit te cijferen naamgeving, weggestoken in allerlei obscure en meestal onvindbare mapjes. Ook tijd- en gegevensverlies behoren op die manier tot de mogelijkheden. En wat met projectopvolging en -planning? Nog een ander programma?
Drastic, opgericht in 1992 en in al die jaren serieus gegroeid, kwam in 2014 tot dezelfde vaststelling. Zo kon het niet verder en het stond de verdere groei van het ambitieuze bedrijf danig in de weg. Tijd voor een oplossing...
Opgelucht ademhalen
Waar het al eens durfde haperen, was de workflow ‘order-factuur'. Elke factuur, orderbevestiging, offerte,... werden manueel aangemaakt in Excel. Telkens opnieuw. Zonder twijfel een hele rompslomp, zeker als heel wat van dergelijke documenten worden gegenereerd per jaar.
MultiPress kan daarbij een handje helpen. Neem nu bijvoorbeeld de facturatiemodule: De gegevens van een order worden volautomatisch overgenomen maar blijven aanpasbaar, indien er bijvoorbeeld extra transport of werk moet aangerekend worden. In MultiPress zijn alle denkbare functionaliteiten omtrent facturatie mogelijk, denk daarbij bijvoorbeeld aan gegroepeerde facturatie (voor klanten die verkiezen om slechts één maandfactuur te ontvangen), deelfacturatie, split-facturatie en pro forma facturatie. Indien er voldoende facturen per jaar worden gegenereerd, kan in overweging genomen worden om ook het manueel ingeven van de facturen in het bestaande boekhoudpakket (of dat van de accountant) te automatiseren! En omdat het een noodzakelijk kwaad is en blijft, is het uiteraard ook mogelijk de betalingsopvolging te doen (kan ook in de boekhouding met een financiële import). De module genereert automatisch op aangegeven tijdstippen rappels voor onbetaalde facturen. Verschillende types aanmaningen zijn daarbij mogelijk.
Het hoeft geen betoog dat na de voorstelling en implementatie van MultiPress bij Drastic de opluchting groot was. Alle in de loop der jaren opgestapelde documenten van divers pluimage konden zonder omkijken in de prullenmand. Vanaf nu loopt de facturatie en het klantenbeheer volautomatisch én op wieltjes. Geen tijd en/of gegevensverlies meer!
