In de fase voordat een opdracht daadwerkelijk een voor productie gereed staande order is, moet de ordermanager in overleg met de klant garanderen dat alle benodigde informatie, bestanden en materialen compleet zijn.

Het afstemmen, bestellen en plannen van deze elementen is bepalend voor het moment waarop de order verantwoord richting de productiefase wordt verstuurd. Gebeurt dit te vroeg of te laat, dan ontstaan onvermijdelijk vertragingen of misverstanden die tijdverlies en extra kosten veroorzaken.

Zodra een order compleet en gereed is voor de productie, creëert MultiPress de benodigde JDF-opdrachten en worden ook de JMF-berichten verwerkt. Als een volwaardig JDF-beheersysteem organiseert MultiPress de gehele JDF-workflow en genereert het onder andere machinespecifieke JDF-commando's op basis van andere geconnecteerde JDF-apparatuur.

• Overzicht en controle: juist in de voorbereidende fase is het belangrijk de status van de complete orderportefeuille te kunnen overzien. Dat voorkomt storende vertragingen in de planning of onnodige misverstanden tijdens de productie die tijdverlies en extra kosten veroorzaken
• Kosten- en tijdsbesparing: klant-, bestel- en productgegevens moeten niet opnieuw worden ingegeven waardoor dubbele gegevensinvoer grotendeels vermeden wordt
• Kortere doorlooptijden: nieuwe orders of taken worden onmiddellijk naar de aangesloten systemen verzonden en daar verwerkt, waardoor downtime wordt verminderd
• Foutvermindering: dubbele gegevensverzameling en handmatige overdracht van informatie door de gebruiker worden permanent vermeden en onjuiste invoer wordt voorkomen