La empresa de impresión en red GroenDruk agiliza su gestión administrativa con MultiPress

GroenDruk de Aalst, una empresa de impresión conectada en red con más de 35 empresas del sector de la impresión afiliadas, entiende la necesidad de un buen software ERP/MIS centrado en el sector de la impresión. Patrick Tonneau, director de GroenDruk, explica: "Para afrontar el reto de nuestra compleja administración, buscábamos un software de gestión específico para el sector de la impresión con módulos de contabilidad, facturación, gestión de inventarios y CRM. MultiPress cumple con todos los requisitos".

Empresa del sector de la impresión con una red de más de 35 compañías de impresión belgas e internacionales

La red de empresas de impresión GroenDruk de Aalst ha instalado MultiPress, el software MIS/ERP de Dataline para automatizar los flujos de trabajo de producción y agilizar la gestión empresarial. Fundada en 1995 como una pequeña copistería, GroenDruk ha evolucionado progresivamente hasta ofrecer mejores servicios, más centrados en los servicios de impresión y con un enfoque prioritario hacia la sostenibilidad. Gracias a su extensa red de más de 35 imprentas en Europa, la empresa líder en el sector de la impresión se encarga de suministrar una amplia gama de productos utilizando diversas técnicas de impresión y acabado.

Patrick Tonneau, director de GroenDruk, añade: "En GroenDruk se comienza por escuchar al cliente. Al cliente se le plantean rápidamente varias opciones, en función de la técnica de impresión, el tiempo disponible y el costo. No imprimimos todo internamente, sino que también buscamos externamente la solución de impresión que mejor se adapte a las necesidades. El cliente tiene las cosas claras".

El valor añadido del software ERP/MIS MultiPress

Con una gama tan amplia de impresión, la gestión administrativa en un negocio de impresión puede aumentar rápidamente y hacerse más compleja. Las cotizaciones se quedan sin respuesta, los flujos de dinero se pierden, las relaciones con los clientes pueden verse perjudicadas, etc.

El equipo directivo de Groendruk reconoció que un software ERP/MIS completo, que gestionara todo el proceso administrativo, sería un valor añadido imprescindible para la empresa. El cumplimiento de los plazos y la satisfacción de los requisitos de los clientes exigen una visión de conjunto y un flujo de trabajo eficaz en el que la recepción de pedidos y su transferencia a la máquina se realicen sin problemas, el acabado sea perfecto y la entrega puntual. Aquí es donde MultiPress marca una diferencia significativa".

Patrick Tonneau, director de GroenDruk explica: "Estábamos pensando qué hacer con nuestro software anterior. Tuvimos entonces la opción de reformular y renovar ese software y, en realidad, era similar a lo que MultiPress ya puede hacer. Con la ayuda del VIGC, nos pusimos a explorar más a fondo hacia dónde queríamos ir y cómo queríamos guiarlo, automatizarlo y supervisarlo". Para cada necesidad, como los módulos de contabilidad, facturación, gestión de stocks y CRM, llegamos a la misma conclusión: MultiPress puede hacerlo. Nuestra inversión en el software ERP/MIS nos ayuda a cumplir nuestras promesas a los clientes, cumplir el 98% de los plazos y completar el 90% de los pedidos estándar en 24 horas".

MultiPress permite unas finanzas precisas, una gestión eficaz de las relaciones con los clientes y un seguimiento de las cotizaciones

La fusión de la impresión interna con la subcontratada hizo que GroenDruk necesitara una integración perfecta entre su software de contabilidad ADMINd y MultiPress. Así, todos los datos de contabilidad y facturación, saldos pendientes y pagos pueden transferirse ahora por lotes de ADMINd a MultiPress, y viceversa. De este modo, la empresa de impresión dispone en todo momento de una visión global de las cotizaciones, pedidos y facturas, tanto de los pedidos de impresión propios como de los subcontratados.

Para una red de empresas de impresión, la transparencia financiera es vital. También deben estar disponibles y accesibles en todo momento numerosos datos, como la correspondencia y el historial de pedidos de las distintas empresas de impresión asociadas y de los clientes. GroenDruk puede ahora optimizar aún más este proceso utilizando el módulo CRM de MultiPress, que resulta extremadamente útil para sus propias actividades de impresión, así como para gestionar la comunicación y las actividades con los socios. Patrick Tonneau resalta las ventajas: "El historial también es importante para buscar rápidamente las solicitudes de los clientes y poder volver a ponerlas en producción. En realidad, ahí es donde está el mayor ahorro de tiempo: si tienes que crear el archivo por primera vez, tardas un poco más, pero si lo vuelves a necesitar, lo tienes hecho rápidamente".

Patrick Tonneau también añade: "Trabajé durante 26 años sin un sistema de seguimiento de cotizaciones. Ahora puedo hacer un seguimiento de ellas y, al menos, conocer la respuesta a algunas preguntas clave. ¿Cuántas ofertas he hecho? ¿Cuántas de esas cotizaciones se convirtieron en pedidos? ¿Cuántos de esos pedidos se facturaron? Es la primera vez en 27 años que disfruto con la administración".